Qual o papel do EDI no transporte de cargas?

Você já ouviu falar em EDI? A tecnologia Electronic Data Interchange — que significa Troca Eletrônica de Dados — é, atualmente, a maior linguagem de comunicação entre softwares e permite padronizar e otimizar esse processo entre diferentes sistemas de informação.

Usada para o transporte de cargas, essa ferramenta oferece vários benefícios, incluindo a redução de erros e a melhoria dos procedimentos internos. Desse modo, há menos retrabalho e mais produtividade.

Porém, qual exatamente é o papel do Electronic Data Interchange na sua transportadora? Quais aplicações podem ser dadas para essa tecnologia no transporte de cargas e como ela aprimora os processos? Essas e outras perguntas serão respondidas neste post.

Então, que tal saber mais sobre o assunto? Acompanhe!

O que é EDI?

A Troca Eletrônica de Dados consiste em uma tecnologia de comunicação que padroniza a linguagem entre diferentes sistemas, independentemente de quem produziu os softwares envolvidos nesse processo. Assim, são excluídos os papéis e documentos diversos para realizar a operação.

Na verdade, apenas um arquivo digital é necessário, porque ele já contém as informações estruturadas e segue um layout padrão. Essa espécie de manual indica como os documentos devem ser gerados e transmitidos.

No caso da gestão de transportes, o principal layout adotado é o .txt, com o padrão PROCEDA. Esses são arquivos de texto formatados a partir de um padrão predeterminado pelo embarcador.

É importante mencionar que a troca de documentos é feita de diferentes maneiras, como: chamadas de procedimentos remotos, mensagens, webservices e mais. No entanto, o texto é o mais comum para as transportadoras.

Nesse sentido, a classificação dos arquivos é feita de acordo com remetente, destinatário e propósito de utilização dos dados. Em todos os casos, o intuito é eliminar o trabalho manual de inserção de informações, medida que reduz a possibilidade de erros.

Quais são o papel e as funções dessa tecnologia?

A Troca Eletrônica de Dados pode ser aplicada de diferentes maneiras, dependendo do segmento de negócio. Dentro dos setores abrangidos pela gestão de transportes, o objetivo é aprimorar a comunicação, além de agilizar e reduzir os custos das operações.

Assim, a empresa contratante pode, por exemplo, encaminhar para a transportadora um arquivo com notas fiscais das cargas a serem movimentadas e emitir um documento com as informações de produtos liberados para faturamento.

Já a transportadora tem a possibilidade de enviar um arquivo com dados sobre as entregas, especialmente as ocorrências de transporte, bem como relacionar os conhecimentos de transporte eletrônicos (CT-es) já embarcados ou encaminhar a lista com aqueles que já foram faturados.

Para entender melhor, confira os exemplos de mensagens trocadas pelo EDI, com base no padrão PROCEDA:

Notas fiscais

O arquivo NOTFIS é encaminhado de embarcados para transportadoras. Ele contém dados das notas fiscais sobre os produtos a serem embarcados. Com o surgimento da nota fiscal eletrônica (NF-e), o envio passou a ser realizado por XML.

CT-e

As transportadoras encaminham para os embarcadores o arquivo CONEMB, que abrange os CT-es gerados. Quando há operação de redespacho, o envio ocorre entre duas transportadoras.

Ocorrência de entregas

Essa lista enviada pelas transportadoras aos embarcadores contém informações sobre todos os eventos ocorridos durante o transporte e que são relativos às mercadorias. Podem ser citados, por exemplo, avarias, atrasos e extravios. O nome do arquivo é OCOREN.

Pré-fatura de transporte

O arquivo PREFAT informa todas as faturas já liberadas para faturamento e pagamento. É encaminhado dos embarcadores para as transportadoras.

Documento de cobrança

O DOCCOB repassa os CT-es passíveis de pagamento. O envio é feito da transporta para os embarcadores.

Todos esses arquivos exigem a inserção de diferentes dados que constam nos documentos aos quais estão relacionados. Esses podem ser: faturas, notas fiscais, CT-es e por aí vai. No caso das NF-es, por exemplo, as principais informações que devem constar no documento são:

• números do pedido de venda e da nota fiscal;
• chave do Documento Auxiliar da NF-e (DANFE);
• CNPJ do remetente e CPF/CNPJ do destinatário;
• nome e endereço completo do destinatário;
• total de volumes enviados;
• peso da carga;
• valor total da NF-e.

Como é feita a comunicação?

Como você pôde perceber, cada Electronic Data Interchange tem um objetivo diferente. Todos contam com um arquivo de texto digital e podem ser fornecidos pelo embarcador ou pela transportadora, que é a prestadora do serviço.

A comunicação é realizada porque o arquivo reúne todos os dados exigidos para a operação. Por exemplo: a emissão de um CT-e pode ser executada, porque há uma configuração de linguagem padronizada que é feita automaticamente pelo sistema.

Assim, os softwares podem “conversar” entre si e realizar a transação com o menor nível de intervenção humana. O sistema que receberá o documento fará os lançamentos conforme determinado na configuração e, desse modo, pode ser gerado outro arquivo para continuar a comunicação.

Todo esse procedimento é automatizado. Cabe ao responsável pela transportadora apenas inserir alguns dados obrigatórios, e o restante é realizado pela própria ferramenta.

Quais os benefícios obtidos com o EDI?

As transportadoras que optam por essa tecnologia conquistam diferentes vantagens, entre elas:

Agilidade

As informações de cargas e outras documentações são recebidas e enviadas mais rapidamente, o que agiliza a operação entre as empresas.

Redução de erros

Os arquivos de transporte contêm menos erros, porque as informações de cargas são encaminhadas pelo próprio cliente. Isso evita a digitação de dados e melhora a relação comercial por impedir uma possível insatisfação.

Melhoria da produtividade

Os dados são inseridos automaticamente, o que permite a você e a seus colaboradores focarem em atividades estratégicas e em problemas que requerem solução urgente.

Diminuição de custos

O envio automatizado de dados diminui os gastos com papel devido à impressão de faturas e encaminhamento desses arquivos para os clientes. No entanto, também há uma alocação melhor dos recursos financeiros, porque se reduz o trabalho, aumenta-se a agilidade na conclusão de tarefas e eleva-se a produtividade.

Melhoria na comunicação

Esse é o objetivo principal do Electronic Data Interchange. Dessa maneira, as informações sobre rastreio de cargas e possíveis ocorrências no transporte são enviadas diretamente aos clientes, situação que aprimora a relação comercial e a confiança entre as partes.

Em suma, EDI é uma tecnologia importante e que pode ser utilizada por transportadoras de todos os portes. Essa ferramenta é fundamental para o crescimento da qualidade e rapidez dos serviços, que resultam em melhoria da reputação e imagem da sua empresa.

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