Guia completo sobre EDI – Intercâmbio Eletrônico de Dados

No mundo da logística 4.0, o uso da tecnologia é cada vez mais frequente. Atualmente, é possível encontrar sistemas de tipos distintos e com variados propósitos. Isso também gera dados de diversas fontes e que nem sempre são compatíveis, principalmente, entre empreendimentos diferentes. Para solucionar esse problema, há o EDI, ou Intercâmbio Eletrônico de Dados.

A cada dia mais frequentes, os arquivos EDI ajudam a gestão a ficar inteligente e prática. No caso das transportadoras, geram benefícios tanto para quem presta o serviço quanto para quem contrata. Para conhecer melhor essa possibilidade, veja tudo sobre o EDI neste guia completo.

O que é EDI?

Sigla para Electronic Data Interchange, ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, o EDI é um conceito que se baseia na transferência ou troca de informações entre os sistemas. Normalmente, é usado para abrir e manter a comunicação com outras empresas.

Quando ele é colocado em prática, os dados em nuvem ou fora dela podem flutuar de um sistema para o outro. Em uma analogia, é como usar um adaptador de tomada para que um dispositivo funcione, independentemente do padrão adotado.

Como existe uma adoção cada vez maior de recursos variados de tecnologia, o papel do EDI é progressivamente relevante. No transporte de cargas, isso não é diferente. Afinal, uma transportadora gera informações de tipos distintos, os quais precisam ser lidos da maneira adequada por embarcadores ou mesmo pelos clientes.

Como funciona o EDI?

O EDI atua por meio de uma estruturação de arquivos. Basicamente, ele cria layouts ou padrões para a arquitetura dos dados. Então, os arquivos são enviados para a empresa de interesse, que faz o upload em seu sistema.

Um dado sistema adota um formato (ou padrão) de mensagem estruturada para importar e exportar dados. Cada documento, como a NF-e (nota fiscal eletrônica) e o CT-e (conhecimento de transporte eletrônico), por exemplo, tem seu arquivo EDI próprio, que são o NOTFIS e o CONEMB, respectivamente.

Então, cada documento (NF-e, CT-e, contas a pagar, contas a receber, ocorrências na entrega) apresenta sua própria forma de se comunicar entre um sistema e outro, por meio de arquivos estruturados. Quando a mensagem é recebida, um Programa Tradutor converte seu formato para outro de mensagem entendida pelo sistema receptor.

Para que serve o EDI?

Como dito, a principal função do EDI é permitir que as informações sejam transmitidas de um ponto ao outro. Inicialmente, a incompatibilidade de dados seria um problema e exigiria uma atuação manual. Mas, com a sua estruturação, é possível garantir que os dados façam um intercâmbio sem dificuldades.

Também é um jeito de abrir e manter a comunicação entre diversos elos da cadeia logística. Assim, não é preciso recorrer a soluções complexas, já que tudo pode ser transmitido por meio de arquivos de texto simples.

Ele serve, portanto, para garantir a adaptação a um cenário progressivamente tecnológico. As escolhas de softwares, plataformas e sistemas deixam de ser um empecilho para que os diversos elos da cadeia se comuniquem de maneira adequada.

Quais são os tipos de EDI?

Para garantir a conversão das informações, o EDI não aparece como solução única. Na verdade, ele apresenta diversos padrões, os quais são subdivididos em outras categorias. Tudo depende do que se deseja transmitir e de outras características da comunicação.

Conhecer os tipos disponíveis é essencial para saber qual selecionar. Internacionalmente, há alguns padrões famosos. Nos Estados Unidos, o X12 é o mais comum e tem passado por uma fusão com a versão XML. Na Europa, a abordagem Odette é a utilizada. Mundialmente, o padrão estabelecido pela Organização das Nações Unidas é o EDIFACT.

Assim como outros países, o Brasil tem seus próprios padrões. O mais famoso é o PROCEDA, mas o NTC também é bem utilizado nas transportadoras. Outro de larga aplicação é o padrão RND. De forma simples, a diferenciação depende da função de cada arquivo.

A seguir, veja quais são as recomendações para cada caso.

1. Notas fiscais

O EDI de notas fiscais, normalmente, é oferecido pelo embarcador. Afinal, ele é o dono dos produtos e precisa registrar a saída dos itens mediante um pedido. Nesse arquivo, constam os dados de todas as notas fiscais emitidas para o transportador. Como dito, centenas ou milhares e notas podem constar em um só arquivo, o que permite a análise em blocos.

Nesse caso, o tipo mais indicado do padrão PROCEDA é o NOTFIS. Graças a ele, a transportadora pode preparar todas as operações.

2. Conhecimentos de transporte

Já o conhecimento de transporte (CT) é como se fosse a “nota fiscal” da transportadora. Ele serve para ajudar a fiscalização a garantir a origem e o destino de cada carga. É emitido do transportador para o embarcador.

Segundo o padrão PROCEDA, o tipo CONEMB é o mais indicado. Com esse arquivo, o embarcador tem melhor conhecimento sobre o que está acontecendo.

3. Ocorrências de entregas

Já as ocorrências de entregas servem para acompanhar todo o processo até que a carga chegue ao seu destino contratado. Ele é muito importante para a comunicação, bem como para a segurança. No padrão PROCEDA, o tipo indicado é o OCOREN. Também é emitido do transportador em direção ao embarcador.

4. Documentos de cobrança

As notas fiscais são documentos que servem para atestar o pagamento e a compra de determinados produtos. No caso das transportadoras, entretanto, há a prestação de um serviço específico. Então, nesse caso, é preciso recorrer a um EDI de “faturas” referentes ao valor devido pelo embarcador.

No padrão PROCEDA, o modelo é DOCCOB. Ele é composto pelas principais faturas de cobrança, o que permite uma relação mais transparente e com comunicação reforçada.

5. Pré-fatura de serviços

Em alguns casos, o embarcador gera um arquivo com toda a documentação e com as informações que podem ser faturadas. Ele é usado pelo transportador ao longo do processo e ajuda a chegar ao final da etapa. Nesse caso, há o uso do tipo PREFAT de EDI, segundo o PROCEDA. No entanto, é uma opção menos comum.

Embora o padrão PROCEDA seja o mais empregado, ele também passou por modificações. Muitas empresas o utilizam como base para gerar o próprio EDI, com informações específicas que sejam relevantes. Além de tudo, há versões variadas, como se fossem “atualizações” de acordo com as necessidades.

Portanto, é preciso verificar, em primeiro lugar, o que faz sentido para a relação de embarque e transporte. Aí sim, é possível definir o modelo que vai transmitir os dados da melhor maneira.

Quais as vantagens do EDI para transportadoras?

A adoção do EDI tem ganhado projeção, justamente, por causa dos benefícios que oferece. Com os padrões adequados, é possível facilitar várias etapas e, enfim, levar a logística para um novo patamar.

Para as transportadoras, há vantagens tanto em relação à emissão de arquivos quanto no que se refere ao recebimento. A seguir, veja quais são os pontos de destaque!

1. Comunicação ágil

Imagine uma transportadora que recebe as informações de uma nota fiscal de um embarcador e precisa incluir manualmente todos os dados no sistema. Agora, pense nisso multiplicado centenas ou até milhares de vezes. No mínimo, haverá um atraso nas operações e, principalmente, na comunicação.

Já com o uso do arquivo estruturado, é possível se comunicar de forma quase instantânea. Assim que os elementos são gerados, já podem ser enviados, recebidos e incluídos no sistema. Desse modo, as transportadoras ficam a par do processamento e conseguem dar continuidade à etapa, sem perder o contato.

2. Automação de tarefas

O uso adequado da tecnologia é muito importante porque também gera uma automação de tarefas. Isso faz com que tudo fique mais ágil e eficiente, sem a necessidade de aumentar a equipe na mesma medida.

Para completar, há benefícios em relação aos erros. Como a ação humana é reduzida e, em alguns casos, até eliminada, as chances de falhas são reduzidas. Isso melhora todo o procedimento, que fica livre de notas que não são aceitas ou conhecimentos de transporte emitidos da maneira inadequada.

3. Diminuição dos custos

A gestão de frota e transportes é uma tarefa que pode sair muito cara. Dependendo da quantidade de veículos e de ações realizadas, forma-se uma malha intricada e que exige uma atuação específica. No final, qualquer erro gera despesas indesejáveis.

O uso do EDI surge, justamente, para tentar corrigir essa questão. Afinal, com a automação e o ganho de produtividade, é mais fácil reduzir gastos. A diminuição dos erros também é positiva, bem como a capacidade de atuar de forma completa em relação à comunicação.

Inclusive, não basta contratar um software de gestão e esperar que ele faça tudo sozinho — especialmente, diante das demandas de transporte. Com o envio de arquivos estruturados e compatíveis, a diminuição dos gastos é potencializada.

4. Reforço competitivo

Uma transportadora que utiliza o tipo certo de EDI tem a chance, em primeiro lugar, de melhorar o relacionamento com os embarcadores. Na prática, isso significa gerar uma experiência otimizada e aumentar o nível de satisfação. Assim, há um ganho de competitividade e um destaque em relação aos demais empreendimentos.

Outro ponto diz respeito ao uso dos recursos. Com menos gastos, a empresa consegue se manter de uma forma melhor. Ela faz, por exemplo, com que a gestão de transporte de cargas chegue a um novo nível. Com ainda mais resultados, fica simples se destacar dos concorrentes.

E as vantagens para os embarcadores?

Ao mesmo tempo em que o uso desse padrão é interessante para as transportadoras, os embarcadores também se beneficiam da possibilidade. Com as escolhas certas e uma atuação robusta, é possível garantir o melhor desempenho na hora de vender produtos e que eles cheguem aos clientes.

Na sequência, veja quais são as vantagens para os embarcadores e entenda os motivos para o uso crescente da ferramenta.

1. Aumento da produtividade

Como visto, o EDI é essencial para automatizar tarefas e diminuir a atuação humana. Os dados que entram no sistema são processados em pouco tempo e, logo depois, já estão incluídos na estrutura do embarcador.

Tal característica faz com que ocorra um grande aumento de produtividade. Depois que as notas fiscais são geradas, há o envio do EDI para a transportadora. A empresa executa a comunicação de transporte e envia de novo para a embarcadora. O empreendimento ainda recebe os elementos referentes à entrega e ao faturamento.

Se tudo isso fosse inserido à mão, sobraria pouco tempo para cuidar de partes críticas do negócio. Com essa transmissão automática, por outro lado, a produtividade atinge níveis mais que satisfatórios.

2. Redução de ruídos na comunicação

O processo logístico é uma grande corrente e, se um elo se quebra, toda a execução é afetada. Se a transportadora errar a inserção das notas fiscais, por exemplo, tanto ela quanto a embarcadora podem sofrer as consequências. Qualquer ruído na comunicação, portanto, leva à necessidade de retrabalho e à exigência de dar atenção ao que já deveria estar resolvido.

Com o EDI, há muito mais confiança e a informação percorre um trajeto simples. Menos interferências levam a menos ruídos e, consequentemente, a uma comunicação voltada para o sucesso.

3. Elevação da segurança

Em um cenário marcado pela expansão de recursos digitais, a preocupação com a segurança de dados tem aumentado. Então, é preciso pensar em meios de estabelecer a segurança de forma completa, até para não sofrer com ataques cibernéticos.

Nesse sentido, o uso do EDI é crucial. Os dados são estruturados, mas, ao mesmo tempo, muito protegidos. Mesmo que sejam interceptados, não entregam informações facilmente.

Para completar, as empresas podem definir como será feita a transferência de arquivos. Então, a embarcadora pode se preocupar menos com o vazamento de dados estratégicos, por exemplo. Sem o papel, também não há o risco de extravios.

4. Otimização do acompanhamento

Não basta que o negócio que contrata uma transportadora emita as notas fiscais e pronto. O procedimento exige um bom acompanhamento, como para entender se os itens têm chegado no prazo e se as informações estão corretas. Do contrário, não dá para ter certeza sobre o nível de trabalho.

Felizmente, o EDI permite que o empreendimento acompanhe todos os pontos, como as comunicações de transporte e o status de entrega. Com visibilidade, é possível identificar necessidades e criar alterações positivas.

Além de tudo, é algo que favorece a auditoria e até amplia a capacidade de atuação. Assim, o atendimento ao cliente que faz a compra e que recebe os itens fica ainda melhor.

Como implementar o EDI?

Já que o EDI é vantajoso para as duas partes da relação logística, é essencial que a implantação ocorra da melhor maneira. O processo tem que ser bem estruturado para evitar falhas e deslizes que, sabidamente, comprometem a operação.

Naturalmente, cada empreendimento tem necessidades especiais que devem ser consideradas. No entanto, as etapas a seguir servem para a maioria das transportadoras e dos embarcadores. Confira!

1. Alinhe as expectativas com o embarcador

O princípio do EDI consiste na troca de informações, certo? Por isso, a decisão não tem caráter apenas técnico ou voltado para a tecnologia. Ela deve ser estratégica e, principalmente, estabelecida em uma parceria. Ou seja, é importante que a transportadora e o embarcador estejam juntos nessa implantação.

O recomendado é entrar em contato com a empresa que contrata a transportadora e apresentar a possibilidade. Em parcerias de médio e longo prazo, é uma alternativa bem conveniente e que gera benefícios cada vez maiores. Depois de entrarem em um acordo e alinharem as expectativas, é o momento de prosseguir.

2. Defina o fluxo de informações

Saber quais serão os dados transmitidos é o próximo passo que merece atenção. Nem todo conhecimento é útil para o embarcador, mas pode ser para a transportadora — e vice-versa. Então, o melhor é combinar quais serão os dados enviados e recebidos.

Isso ajuda a criar uma estruturação semelhante, pois a intenção é tornar todo o processo mais prático e eficiente. Inclusive, não caia na armadilha de achar que “quanto mais dados, melhor”. O ideal é ter as informações que forem estritamente relevantes.

3. Estabeleça as configurações

Na sequência, é preciso definir as características específicas do intercâmbio de dados. Isso significa, por exemplo, determinar o layout de informações ou o padrão que será utilizado.

Também é o momento de combinar a periodicidade dos envios e dos recebimentos para configurar os sistemas. Por fim, há decisões sobre a forma de envio, de modo a pensar na segurança.

4. Conte com as ferramentas adequadas

Para realizar esse procedimento, não basta ter um bom software para gestão de transportadoras. É preciso que ambas as empresas contem com sistemas que possam ser adaptados para as novas necessidades.

Também pode ser o caso de recorrer a elementos complementares e que fazem a geração e a importação dos arquivos, conforme o necessário. Então, é muito importante dispor das ferramentas consideradas ideais. Nessa fase, pensar na compatibilidade é uma pedida adequada para melhorar os resultados.

5. Faça testes e otimize

Depois de executar as principais definições, é preciso saber se tudo vai funcionar conforme o esperado. Então, a recomendação é realizar testes para identificar quais são os pontos aderentes e o que ainda precisa ser repensado.

A partir dos resultados positivos dos testes, elabore a implementação. Não deixe de fazer um acompanhamento de performance, até para saber se é preciso realizar alguma mudança. Conforme novas necessidades surgirem, otimize toda a etapa para garantir a conveniência do EDI.

Como a Bsoft pode facilitar esse processo?

A Bsoft é uma empresa especializada em softwares e soluções para transportadoras. Com muita experiência de mercado e possibilidades que se adaptam às novas necessidades, oferece uma importante ajuda na adoção do EDI.

A melhor forma de adotar o padrão PROCEDA é por meio do software de gestão de transportadora. A seguir, veja quais são os benefícios desse recurso e entenda por que ele facilita o processo!

1. Módulos de controle e gerenciamento

Um dos grandes pontos positivos da ferramenta é, justamente, a existência de “partes” que atendem às principais necessidades. Por meio do software, é possível obter:

• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Manifesto de Frete Eletrônico (MDF-e);
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e); e
• Carta Frete Eletrônica (PEF).

Tal questão permite que todos os dados necessários sejam exportados ou importados, em cada fase da comunicação sobre o transporte de cargas.

2. Integração com grandes empresas

Como visto, a implementação do EDI depende da conexão entre os negócios. É preciso estabelecer uma parceria para que a comunicação seja eficiente e carregue os dados adequados.

Um dos pontos fortes da Bsoft é a integração com diversas empresas de grande relevância. Isso garante um alinhamento estratégico e que facilita o intercâmbio de dados. Então, o tempo de implementação é reduzido, o que aumenta a produtividade e antecipa os bons resultados.

Também é uma característica que diminui a necessidade de ter que fazer adaptações constantes. Os arquivos funcionam de maneira muito mais eficiente para boa parte do mercado, o que simplifica a etapa.

3. Suporte robusto

Caso surja alguma dúvida ou dificuldade, a transportadora pode contar com o apoio técnico e especializado da Bsoft. O negócio oferece um suporte multicanal, de resposta rápida e com atuação muito eficiente.

Líder nacional no segmento, a empresa disponibiliza toda a orientação necessária para finalizar esse processo. Devido à sua importância e à capacidade de gerar benefícios, trata-se de algo essencial. No final, é um ponto que amplia a segurança e a conveniência.

4. Centralização de informações

A implementação do padrão PROCEDA do EDI é apenas uma das funcionalidades do software de gestão de transportadoras da Bsoft. O sistema ainda conta com muitos outros recursos, como:

• comunicação com SPED;
• monitoramento comercial;
• gestão de estoque;
• controle de fretes;
• tabela de fretes;
• controle de contêineres;
• controle de multas;
• gerenciamento financeiro;
• cobrança eletrônica;
• gestão de manutenção preventiva e periódica;
• acerto com motoristas;
• módulos de consumo e despesas;
• ordens de coleta e
• gerenciamento e pneus.

Tantos módulos permitem centralizar as informações importantes. Como resultado, a gestão tem visibilidade completa sobre o negócio e consegue aproveitar o EDI de maneira ainda melhor.

O EDI permite que a transportadora e o embarcador troquem informações cruciais para o processo logístico. Ao saber como implementar esse elemento do jeito certo, há benefícios para ambos os lados e para a entrega, em geral. Para chegar a esse resultado, portanto, nada melhor do que contar com as melhores ferramentas.

Entre em contato com a Bsoft e veja como podemos facilitar essa transição!