Entenda o que é romaneio de carga e como ele pode ser emitido

A gestão do transporte de carga e da logística como um todo requer o controle de um volume de informações enorme. O fluxo desses dados é constante e lidar com ele faz parte da rotina das transportadoras. Para facilitar a organização e evitar erros e inconsistências, existem práticas e recursos que contribuem para a eficiência, como é o caso do romaneio de cargas.

Pensando nisso, este artigo mostra o que é, para que serve, quem pode emitir, como emitir, quais são os benefícios e que dados não podem faltar no romaneio de cargas. É demonstrado como esse documento é fundamental para coordenar informações referentes às mercadorias despachadas. Em seguida, o conteúdo explica casos em que o romaneio de cargas é previsto em lei e quais são as penalidades previstas para quem não cumpre as normas.

Continue a leitura e tire as suas dúvidas sobre o romaneio de cargas!

O que é, exatamente, o romaneio de cargas?

O romaneio de cargas é um tipo de documento comumente utilizado no transporte de mercadorias, o qual visa integrar, em um só lugar, todas as informações pertinentes dos pedidos que estão sendo distribuídos aos clientes finais.

Assim, no romaneio de cargas, você encontra uma lista completa com todos os volumes e uma descrição extensa sobre o conteúdo, as quantidades e outras especificidades sobre cada um dos produtos transportados.

Para que serve o romaneio de cargas?

Em resumo, o romaneio de cargas funciona como um checklist para a empresa transportadora. Por isso, a principal função do documento é ajudar os atores envolvidos no processo de transporte da carga a conferir os produtos, seja na hora do embarque, seja no desembarque das mercadorias, o que agiliza o trabalho do motorista e torna o procedimento de entrega mais seguro para o cliente.

Quem pode emitir e assinar o romaneio de cargas?

Respondendo à questão, qualquer empresa transportadora pode emitir o romaneio de cargas. Mas, em empresas de transporte com operações menores, esse checklist é realizado, geralmente, pelo integrante da equipe logística. No caso de transportadoras maiores, que devem montar um planejamento para atender à alta demanda, o gestor logístico costuma ser responsável pela emissão do documento.

Em relação à assinatura do romaneio de cargas, utilizado na prestação de contas, é fundamental entender que o documento é assinado pela transportadora e pelo motorista envolvido no processo de entrega. Por isso, geralmente ele é emitido em duas vias, que ficam com a empresa de logística e com o cliente final.

Que informações devem constar no romaneio de cargas?

Neste momento, você já sabe quem pode emitir o romaneio de cargas. Mas a dúvida que fica é sobre as informações que constam nesses documentos. Ao preencher o romaneio, saiba que estes dados não podem faltar:

• notas fiscais dos produtos transportados;
• identificação única de cada pedido transportado;
• tipo de embalagem utilizada para o transporte dos produtos;
• quantidade de volumes;
• e dados gerais da carga.

Lembrando que o Governo Federal especifica que o romaneio de cargas relacionado a transporte oriundo de importação deve conter a quantidade total de volumes (embalagem), a marcação dos volumes, a identificação dos volumes por ordem numérica e a espécie de embalagem (caixa, palete, madeira, papelão, entre outras).

Dessa forma, o documento, assinado pelo motorista e recolhido pela empresa transportadora, deve determinar o peso líquido, o peso bruto, as dimensões unitárias e o volume total da carga.

Quando o romaneio de cargas é utilizado?

O intuito é usá-lo para agilizar o processo de conferência — durante o embarque ou desembarque — e até na fiscalização. Vale lembrar que sua emissão não é obrigatória de acordo com a legislação atual, mas sua aplicação é altamente recomendada para otimizar as etapas operacionais da transportadora.

No comércio internacional, ele é útil e regularmente utilizado na hora do desembaraço aduaneiro e para compor a Declaração de Importação, bem como para outros documentos exigidos pela Receita Federal. Nesse contexto, ele é conhecido também pelo termo equivalente em inglês packing list.

Qual é a importância do romaneio de cargas?

Além de aprimorar o controle e a organização, o romaneio de cargas é um grande aliado da logística de distribuição. Um dos seus maiores benefícios é reduzir casos de trocas e erros nas remessas. Da mesma forma, ele colabora para a diminuição de roubos e extravios de mercadorias, que, infelizmente, são transtornos que podem ocorrer durante o transporte.

Logo, com a redução dos índices de erros e perdas, mais acertados são os processos operacionais e melhor é o êxito do serviço prestado aos clientes. Ao mesmo tempo, menos falhas favorecem também a otimização de custos.

Em suma, a melhora da qualidade do transporte significa que os clientes ficarão mais satisfeitos, o que potencializa a competitividade da transportadora e sua reputação positiva no mercado.

Como o romaneio de cargas é emitido?

Gerar o romaneio de cargas é uma tarefa simples que pode ser realizada por meio da adoção de planilhas básicas que comportem as informações das mercadorias da empresa. Todavia, em vez de preencher planilhas manualmente, uma alternativa mais inteligente é automatizar essa atividade e emiti-la com o auxílio de softwares para gestão de transportadoras.

Com essa ferramenta, o romaneio estará integrado às demais etapas do negócio. Assim, na hora de montar a lista, os dados são coletados de todo o sistema da empresa instantaneamente, tornando o procedimento mais rápido e confiável.

Assim, serão raros os casos de erros de lançamento e desencontro de informações — que são falhas que resultam em perda de tempo, retrabalho, atrasos nos demais processos e improdutividade.

Ao contar com um sistema de gestão de transportadoras as informações das mercadorias são coletatas a partir da importação das notas fiscais dos produtos. Depois é possível usar dados do romaneios para emissão dos CT-es e demais lançamentos considerando os veículos e viagens.

Informações que devem ser inseridas

Não existe um modelo oficial para a emissão do romaneio de cargas. Mas, para que ele cumpra sua função, a transportadora não pode se esquecer de incluir alguns dados essenciais nesse documento, como notas fiscais que seguirão com os produtos e características básicas de cada carga.

Em alguns casos, o romaneio de cargas pode ser um pouco complicado em relação às informações. Por exemplo, no transporte de grãos (carga a granel) ou de produtos que não são embalados (automóveis, máquinas muito grandes). Nessa situação, a identificação ocorre por meio do número de chassi (grãos) ou de série (carros e máquinas).

O que diz a lei sobre o romaneio de cargas?

O romaneio de cargas é obrigatório somente quando um regulamento do governo solicitar. Podemos especificar dois casos:

1. A Instrução Normativa SRF nº 680/2006;

2. O Regulamento Aduaneiro (Decreto nº 6759/2009).

Ambas as normas solicitam o romaneio quando ele for aplicável. O “quando aplicável” se refere, principalmente, a dois casos:

• quando a carga tiver que atravessar uma fronteira internacional;
• quando a carga transportada for classificada como perigosa, como combustível, remédios, produtos que, não sendo devidamente manuseados, podem causar contaminação.

No primeiro caso, as ocasiões que requerem o romaneio são a declaração aduaneira, a declaração de importação e o desembaraço da carga.

Enfim, como o documento não é obrigatório na maior parte das vezes, cada gestor de frota e cada empresa podem efetuá-lo do modo que julgarem mais conveniente. Como, fora das situações obrigatórias, não há um modelo único para o romaneio de cargas, o gestor tem a liberdade de ajustá-lo às necessidades da logística empresarial.

Para tornar a prática do romaneio algo comum na transportadora, é importante construir duas listas que assumirão a função de banco de dados.

A primeira lista deve conter especificações sobre os caminhões da frota: modelos, dimensões, capacidade. A segunda lista deve conter os nomes das empresas com as quais o gestor, de alguma maneira, mantém contato por meio de sua frota — podem ser fornecedores ou clientes. É importante registrar a frequência com que eles são atendidos e os endereços deles.

Essas informações facilitarão a emissão do romaneio e outras tarefas, como traçar o roteiro de todas as cargas que precisam ser entregues pelo mesmo caminhão ao longo de um dia de jornada.

Quais são os benefícios do romaneio de cargas para a empresa?

Como já adiantamos, emitir o romaneio de cargas é altamente vantajoso para o controle da transportadora. Conheça, agora, alguns ganhos que ele proporciona.

Torna a informação mais acessível

As informações usadas para compor o romaneio de cargas podem ser utilizadas para alimentar seu sistema interno e o do rastreamento de pedidos. Dessa maneira, todos os envolvidos nas etapas de distribuição — colaboradores e clientes — podem acessar com mais facilidade os dados que estão procurando e saber mais sobre o status das remessas.

Assim, a transportadora ganha pontos com os clientes por ser transparente e confiável, uma vez que disponibiliza as informações que interessam de forma mais acessível, reforçando a sensação de segurança e satisfação. Essas informações são passadas, inclusive, em tempo real, já que dados que constam no romaneio de cargas podem ser usados para rastrear a mercadoria.

Facilita a conferência de objetos e comprovantes de entrega

Quando o motorista retorna com os canhotos dos comprovantes de entrega assinados, fica mais fácil para os profissionais responsáveis conferirem se tudo está correto e se podem contar com o romaneio de cargas para checar informações.

Melhora a prestação de contas do motorista

Pegando um gancho com o tópico acima, uma vez despachadas, as cargas passam a ser de responsabilidade do motorista. Portanto, faz sentido usar o romaneio de cargas durante a prestação de contas no momento em que o condutor retorna à empresa com os comprovantes.

Por essa razão, muitas transportadoras imprimem duas vias desse documento: uma que segue viagem com o motorista e outra que fica arquivada na instituição. Assim, ao longo do percurso, o próprio condutor pode utilizar esse instrumento para conferir e controlar suas entregas.

Favorece o gerenciamento de riscos

Por fim, é sabido que o transporte de cargas é uma atividade que está sujeita a riscos. As chances de sinistros durante uma jornada são significativas, já que os índices de acidentes, roubos e assaltos são altos ao redor do país. Além disso, existe sempre a possibilidade de acontecer problemas no trajeto, os quais resultam em avarias e prejuízos.

Nessas ocasiões, a seguradora pode solicitar uma cópia do romaneio de cargas para verificar quais são as mercadorias transportadas. Portanto, esse documento serve como um resguardo para a empresa, viabilizando um processo de indenização dos danos mais rápido.

Outros benefícios do romaneio de carga

Além desses, podemos citar outras vantagens que o romaneio de cargas oferece:

• previne falhas na entrega da carga;
• proporciona melhor controle sobre os produtos movimentados;
• melhora o trabalho dos postos de fiscalização, os quais conseguem trabalhar com mais dinamismo;
• facilita a identificação de uma mercadoria em um lote específico;
• denota responsabilidade e organização da empresa em relação aos cuidados tomados com a carga.

Tomar cuidados com o manejo das mercadorias é fundamental para assegurar a sobrevivência de qualquer ramo de negócio.

Quais são as diferenças entre o manifesto e o romaneio de cargas?

O romaneio difere do manifesto eletrônico de carga , ainda que tenham algumas semelhanças entre si. Enquanto o primeiro relaciona e descreve as mercadorias que serão remetidas, o outro é um documento fiscal obrigatório que relaciona quais os conhecimentos de transporte (CT-es) necessários para que uma carga seja liberada para a entrega.

Enfim, não há uma relação direta entre os dois conceitos. No entanto, as duas soluções surgiram com a finalidade de melhorar a conferência da carga, deixando o processo mais rápido e seguro. Assim, ao passar, por exemplo, em um posto fiscal o agente de fiscalização confere os manifestos MDFes e tem uma visão geral sobre a viagem e os CTes relacionados.

Como funciona o romaneio de entregas?

O modelo de romaneio de entregas é parecido ao modelo de romaneio de cargas. Ele geralmente é utilizado quando apenas um veículo se encarrega de fazer a entrega das cargas em locais diversos.

De forma básica, um modelo de romaneio de entregas precisa levar em conta as entregas que o mesmo caminhão realiza em sua viagem.  Por isso, para questão de registro, o gestor pode listar os produtos que serão entregues e ordená-los com números. Deve-se deixar um espaço com código para os destinatários.

Em outra lista, é preciso enumerar as empresas destinatárias das cargas, os endereços delas e as restrições relacionadas à entrega. Além disso é importante ter dados como horários para o recebimento dos produtos e os contatos dos profissionais que se responsabilizarão pelas entregas.

Tudo fica mais organizado sem a necessidade de espaços muito grandes para a identificação de cada empresa.

Quais são as penalidades para quem não cumpre as normas?

Nas ocasiões em que o romaneio de cargas é obrigatório, o não cumprimento das normas resulta em penalidade para a transportadora. Na verdade, existe basicamente apenas uma penalidade na forma de multa (valor de R$ 500,00).

A base legal para a cobrança dessa multa é o artigo 728, inciso VIII, alínea “e” do Regulamento Aduaneiro. Determina este artigo:

Art. 728. Aplicam-se ainda as seguintes multas (Decreto-Lei nº 37, de 1966, art. 107, incisos I a VI, VII, alínea “a” e “c” a “g”, VIII, IX, X, alíneas “a” e “b”, e XI, com a redação dada pela Lei nº 10.833, de 2003, art. 77):

VIII – de R$ 500,00 (quinhentos reais):

e) pela não-apresentação do romaneio de cargas (packing-list) nos documentos de instrução da declaração aduaneira.

Mas podem existir outros casos que implicam a penalização. Portanto, na hipótese de a conduta mencionada no artigo ensejar também a imposição de sanção de natureza administrativa, relativa ao artigo 735 ou 735-C do Regulamento Aduaneiro (desacato à autoridade), será lavrado o auto de infração para pagamento da multa depois que se concluir o processo de aplicação da sanção administrativa.

As multas incidentes não interferem na cobrança dos tributos, nem na aplicação de outras penalidades e nem na representação fiscal com finalidade penal, quando for o caso (conforme o que está disposto no artigo 728, parágrafo 8º do já citado regulamento).

A sanção para desacato à autoridade aduaneira é a suspensão do registro, licença, autorização, credenciamento ou habilitação, além de multa de R$ 10.000,00.

Como emitir o romaneio de cargas?

O processo para emitir o romaneio de cargas é considerado simples, podendo ser realizado de duas maneiras, seja manualmente, com o uso de planilhas, seja automaticamente, com o auxílio de um sistema tecnológico.

Com o avanço da tecnologia, as empresas transportadoras vêm aderindo à opção automatizada, uma vez que os sistemas são seguros. Isso ajuda a evitar erros humanos na emissão do documento e agilizando o processo de emissão do romaneio de cargas.

O romaneio de cargas é um documento indispensável para garantir a segurança, ordem e gerenciamento das informações e atividades de distribuição em uma empresa. Além de todas as suas vantagens, elaborá-lo é um processo simples que pode ser otimizado com a ajuda da tecnologia. Portanto, vale a pena investir nesse recurso para deixar sua logística mais estratégica e eficaz — e sua transportadora bem mais competitiva!

A Bsoft desenvolve softwares com foco no setor de transporte de cargas, atua há mais de 16 anos no mercado e tem uma base de mais de 15000 empresas. A Bsoft atende principalmente transportadoras de pequeno e médio porte com soluções tecnológicas para a emissão de documentos fiscais, além de suporte para o setor comercial, operacional e financeiro.

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