No setor de logística, é importante cumprir prazos e realizar as entregas dos produtos corretamente, com agilidade e eficiência. Por isso, gestores devem estar sempre atentos aos resultados das atividades da empresa, a fim de garantir sua competitividade no mercado. Para tanto, são utilizadas técnicas para medidas de desempenho, como o OTIF.

A sigla para On Time In Full, em inglês, trata-se de um indicador global muito utilizado para monitorar a eficiência de entregas por empresas de transportes. Ele faz parte dos KPIs logísticos (Key Performance Indicators), isto é, dos indicadores-chave para controlar e avaliar a performance dos processos. Essas são ferramentas capazes de identificar possíveis gargalos e problemas no crescimento da empresa.

Parecem muitos termos a serem entendidos, não é mesmo? Por isso, neste artigo, vamos explicar melhor o que é esse indicador e como utilizá-lo no seu negócio. Quer saber porque o OTIF é capaz de melhorar os resultados da sua empresa? Acompanhe o texto!

O que é OTIF?

A definição para esse indicador de desempenho pode ser entendida como um compromisso da transportadora com o cliente, já que significa entregar o produto correto no prazo esperado (e acordado).

Ele diz respeito à qualidade de entrega da carga e o nível de serviço da empresa. Sendo assim, o objetivo de utiliza-lo é aumentar a satisfação dos consumidores. O OTIF pode ser obtido a partir de duas métricas, abaixo descritas.

On Time

O termo pode ser traduzido literalmente como “no tempo”, com pontualidade. Ou seja, é a medida para o prazo de entrega do produto pela empresa, uma vez que eles têm data, horário e local marcados previamente. Para essa variável indicar um bom desempenho, ela deve estar próxima a 100%, quando a carga é entregue dentro do tempo estipulado.

In Full

O restante da nomenclatura para OTIF corresponde à segunda variável de desempenho que deve ser considerada pelo indicador. O significado literal pode ser escrito como “na totalidade”, integralmente, ou melhor, de acordo com as especificações dos clientes. Em síntese, ele mede a aderência do pedido ao escopo combinado.

Quando o consumidor ou a distribuidora recebe a quantidade exata dos itens solicitados, nas dimensões certas, a métrica corresponde a 100% do seu valor.

Um ponto interessante a ser destacado é que, caso sua empresa não tenha estoque suficiente do produto solicitado, você vai precisar comprar material de terceiros para fechar a entrega. Nesse caso, você não estará in full, pois ocorreu uma inconsistência na comunicação entre os setores de compra e venda.

O cálculo do nível de serviço da transportadora pode ser obtido utilizando essas métricas, por meio do conceito de pedido perfeito. Para isso, é necessário que os dois elementos sejam monitorados e avaliados individualmente. Depois disso, é possível multiplicar as suas porcentagens e verificar o resultado alcançado pela empresa.

Por que é importante implantar esse indicador?

Esse tipo de KPI consegue monitorar e avaliar todos os processos da transportadora. Desde a efetivação da encomenda, passando pela geração da ordem de serviço, pela separação e entrega das mercadorias, até a chegada ao cliente. Com isso, é possível identificar se algum elemento não está funcionando corretamente.

Apesar parecer, inicialmente, que utilizar o indicador pode ser complexo e exigir muito tempo, ele apresenta muitos benefícios. A começar pelos requisitos necessários para implementá-lo: a capacitação da equipe e a coleta de dados. Esses, por si só, já melhoram a produtividade do seu negócio.

De forma detalhada, o OTIF permite ao gestor obter uma visão ampla da qualidade do serviço prestado, do nível de serviço das entregas, do grau de insatisfação dos clientes e do índice de retrabalho ou necessidade de logística reversa (que ocorre quando os pedidos são entregues com problemas).

Assim, a empresa é capaz de corrigir tais falhas, melhorar a satisfação dos consumidores e passar a operar com sua capacidade máxima. No contexto geral, ele aumenta a sincronia entre os processos (com a ideia de rotina enxuta), otimiza a comunicação entre os setores e melhora as atividades. Por fim, modifica a cultura de entrega dos produtos, reduzindo os gastos com logística.

Como é possível implementá-lo?

Para implementar o OTIF na sua empresa, é necessário monitorar todo o desempenho das suas métricas de forma segregada. Contudo, é essencial trabalhar as duas variáveis do indicador em conjunto. Por essa razão, a implantação deve seguir uma metodologia estruturada.

A ideia é desdobrar o On Time In Full ao longo de toda a cadeia logística para obter dados internos e externos dos procedimentos adotados pela transportadora. Para facilitar essa etapa, devem ser adotadas ferramentas de gestão estratégica, gerenciamento de projetos e de processos. Isso nos dá uma visão de gestão integrada.

Após definida a metodologia a ser utilizada para a análise de dados da sua empresa, parte-se para o segundo passo: gerar relatórios referentes à performance na logística. Essas informações relacionam-se com as atividades de entregas e ocorrências no transporte de cargas, como extravios, pedidos trocados e avarias.

Como o OTIF deve ser utilizado?

Em princípio, usar um indicador de desempenho dá a impressão de ser mais oneroso e demorado. Porém, o processo de análise pelo On Time In Full pode ser mais ágil seguindo duas regras: definir de forma clara a data de entrega dos pedidos e documentar todos os motivos pelo não recebimento da mercadoria ou erros.

Aqui vale outra dica: independentemente do sistema de gestão que você esteja utilizando, as solicitações devem estar sempre inseridas corretamente e ser integradas com os dados de níveis de estoque. Nesse sentido, o OTIF consegue identificar falhas de comunicação com o departamento de vendas, particularmente.

Definir bem a data de entrega

A primeira regra a ser seguida à risca ao implantar um indicador de KPI é educar e treinar seus funcionários. Uma vez que a equipe de vendas conhece a importância de realizar o trabalho corretamente e conforme um padrão, as chances de erro diminuem. Por isso, atente-se para a questão de definir bem a data de entrega das mercadorias, sem generalizar para “o mais rápido possível”.

Ter documentado por que a entrega não foi OTIF

Quando não for possível realizar a entrega, é fundamental certificar-se de documentar o porquê. O indicador permite realizar análises ao final de certo período definido pelo gestor e, com essas informações no sistema, é possível identificar se houve falha na organização ou comunicação entre os departamentos.

Onde é possível medir o OTIF?

A medição do On Time In Full começa no mapeamento de processos e interfaces. Dessa maneira, identificam-se as áreas sobre responsabilidade de cada parte do sistema. Em geral, o indicador pode medir o desempenho desses diferentes componentes:

• fornecedor: medir o desempenho da entrega de matéria-prima e insumos;
• suprimentos: medir o desempenho da logística interna da matéria-prima;
• vendas: medir a agilidade do setor comercial na transferência de pedidos para a área de planejamento;
• entrega: medir o desempenho da entrega final das mercadorias aos clientes (é a avaliação da logística externa);
• logística: medir o desempenho da logística interna das mercadorias no momento da saída delas da empresa. É o ponto mais importante da medição, pois avalia a satisfação do cliente.

Implantar o OTIF na sua empresa pode ser um processo longo, mas ele permite tornar o acompanhamento de indicadores de desempenho mais fácil e consistente. Isso garante agilidade na identificação de falhas nas atividades da transportadora e melhora a satisfação de seus clientes. Logo, sua empresa obtém melhores resultados e poderá crescer.

Agora que você viu como indicadores de desempenho são importantes para sua transportadora, que tal saber mais sobre as tributações das transações de compra e venda de mercadorias? Leia nosso post sobre o que significa CFOP e qual a sua real utilidade.