Como fazer a gestão de frota de forma simples na transportadora

O desafio de toda empresa é diminuir os custos e aumentar as receitas, principalmente das transportadoras que possuem muitas despesas para poder manter a operação funcionando

Por isso, práticas como uma boa gestão de frotas são tão importantes, pois previnem problemas, otimizam os recursos e possibilitam o acompanhamento de informações que são muito úteis para a gestão como um todo.

Mas ao contrário do que se pensa, realizar uma gestão de frotas eficiente não é tão difícil quanto parece, basicamente ela precisa fazer parte da rotina da empresa para que apresente resultados.

É por isso que buscamos neste texto explicar de forma prática e simples o conceito de gestão de frotas, como aplicar em sua empresa e mais algumas dicas e indicadores para obter o sucesso desejado. Acompanhe!

O que é gestão de frota?

Podemos dizer que gestão de frotas é um conjunto de práticas que permite controlar e gerenciar vários aspectos das frotas de veículos. Em um controle eficiente, são gerenciadas as seguintes informações:

• Controle de abastecimento e quilometragem dos veículos;
• Gerenciamento de manutenção preventiva e corretiva;
• Gestão de pneus, rodízio, recapeamento, vida útil, etc.

A importância da gestão de frotas está na possibilidade de oferecer informações importantes para auxiliar o gestor na tomada de decisões dentro da empresa, bem como possibilitar a avaliação e a gestão de ativos valiosos da transportadora, os veículos.

Vantagens da gestão de frotas

Reunimos abaixo as principais vantagens de realizar uma gestão de frotas de qualidade:

Melhorar o controle operacional

Entender para onde estão indo os recursos financeiros da empresa é muito importante para poder identificar gargalos. Ter uma visão mais clara tem diversas vantagens como conferir o histórico dos veículos, controle de documentos e muito mais.

Redução de custos operacionais

Podemos afirmar que este item é consequência do primeiro, ter o acompanhamento dos custos ajuda a verificar para onde estão indo os recursos e verificar o que pode ser melhorado para evitar desperdícios.

Aumento da segurança

Com as manutenções em dia, é mais fácil evitar problemas no veículos e acidentes. O acompanhamento das informações pode ajudar na redução de riscos e multas.

Conformidade legal e fiscal

Gerenciar as obrigatoriedades relacionadas ao transporte ajuda a evitar multas e prejuízos por documentos vencidos ou descumprimento de normas.

Como fazer uma boa gestão de frotas

Reunimos dicas importantes para você melhorar a gestão de frotas em sua transportadora

Crie uma política de gestão de frotas

A política de gestão de frotas é um documento que estabelece as regras para todas as pessoas que trabalham com os veículos da empresa. Nela devem estar definidas informações como responsabilidades dos motoristas em relação aos veículos como por exemplo:

• Prestar contas a respeito dos abastecimentos;
• Regras para controle de jornada;
• Definições como limite de velocidade, etc.

Nesta política, também encontram-se outras regras como lugares de parada, se o motorista pode levar o veículo para a casa, entre outros.

Controle de todas as informações

Depois de estabelecer regras claras para a gestão logística, é necessário registrar todas as informações importantes sobre o transporte rodoviário. Inicialmente, é possível fazer isso através de planilhas, mas com o passar do tempo, pode ser interessante contratar um sistema de gestão de frotas.

Melhore a relação com os motoristas

Na gestão de frotas, por mais que controle e organização sejam muito importantes, o motorista é a peça chave, não há como fugir disso. O motorista funciona como um gerente de filial móvel de sua transportadora, pois ele possui o controle de aspectos como:

• padrão de condução econômica;
• cuidado com o caminhão e manutenções;
• gestão da viagem;
• controle da jornada.

Assim sendo, separamos algumas dicas para você tratar o motorista como um profissional estratégico em sua gestão de frotas:

Conforme falamos anteriormente, o motorista tem o poder de controlar quanto você irá gastar com diesel e manutenção, assim sendo, é importante construir um relacionamento profissional mas de confiança e cooperação com os motoristas.

Crie um sistema de gamificação

Gamificação nada mais é do que transformar os aspectos de gestão de frotas em sistemas de pontuações, uma espécie de jogo. Os motoristas que tiverem maiores pontuações em aspectos como segurança, consumo de combustível e pontualidade, podem se tornar exemplos para os outros.

Premiação

Valorize a mão de obra dos motoristas que tiveram um bom desempenho. Mensalmente, analise as informações dos controles e verifique aqueles motoristas que tiveram melhor desempenho.

A premiação pode ser prêmios e brindes de diversos valores ou o reconhecimento dos motoristas. Isso com certeza irá reduzir os custos e melhorar a satisfação dos motoristas.

Indicadores de performance na gestão de frotas

Agora que já vimos como fazer a gestão de frotas, como saber se essa gestão está sendo efetiva? Existem alguns indicadores que podem ser utilizados para verificar se a gestão está seguindo o caminho esperado, confira a seguir os principais:

Custo por km de combustível

Quem trabalha com transporte sabe que o combustível é um dos principais custos na prestação de serviços. Por isso é muito importante saber quanto cada veículo está gastando de combustível para cada quilômetro rodado.

Esse cálculo irá ajudar a prever custos com viagens e até mesmo calcular a margem de lucro da empresa. Além disso, é possível comparar dados de uma viagem com outras e de um veículo com outros.

Além disso, é possível verificar qual motorista tem um perfil de direção mais econômico do que outro. Diante dessas informações é possível medir o desempenho da operação e tomar decisões mais acertadas no negócio.

Custo por KM de manutenção

Outro custo importante é aquele de manutenção com os veículos, o ideal é que ele seja o menor possível. Assim como ocorre com os gastos com combustível, gerir os gastos com manutenção ajuda a medir o custo e receita das operações.

Este indicador é interessante para verificar até mesmo quando compensa trocar de veículo se o gasto com manutenção estiver ficando elevado.

Gastos com manutenção preventiva X corretiva

Já falamos anteriormente sobre isso aqui no blog, as manutenções preventivas são bem mais baratas a longo prazo do que as preventivas. Assim sendo, é interessante que o custo com manutenção preventiva seja sempre maior do que aquele gasto com a manutenção corretiva.

Acompanhando esse indicador, podem ser feitos ajustes para melhorar esta média ao longo do tempo.

Tempo de parada dos veículos

Este indicador pode ser consequência do item anterior. Quanto mais manutenções não planejadas precisam ser realizadas, maior é o tempo que o veículo ficará indisponível para a realização de fretes.

Assim como, não acompanhar corretamente esse tempo de parada da frota pode ocasionar desperdícios de recursos.

Gastos com multas por veículo e por motorista

Outro indicador que é necessário ficar de olho é o gasto com multas. Também é importante verificar o que está ocasionando elas e como diminuir ou erradicar este gasto.

E não estamos falando apenas de multas causadas por descuido dos motoristas, pois existem várias penalidades na legislação, como aquelas aplicadas devido a falta de documentos fiscais.

A importância de um sistema de gestão de frotas

Como falamos anteriormente, até certo ponto, uma planilha de acompanhamento das informações pode ser o suficiente para reunir os dados de eficiência operacional das empresas.

Entretanto, com o passar do tempo, a planilha pode se tornar pequena, pois é fácil perder os dados ou controlar as informações. Por isso, é importante encontrar um sistema de gestão de frotas.

Esse software irá ajudar, tanto na facilidade para registrar as informações (que podem ser importadas de outros sistemas, como de abastecimento) e na visão de todos os dados da empresa, que podem ser extraídos em relatórios e gráficos.

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