(Last Updated On: 1 de março de 2018)

Dois documentos que devem ser conhecidos por qualquer pessoa que trabalha ou tem uma transportadora. O CT-e e o NFS-e são imprescindíveis para garantir a legalidade da operação e evitar imprevistos, que podem levar à apreensão da carga e ao estabelecimento de multas.

Na prática, esses registros são obrigações da empresa, mas muitos gestores de transportadoras relegam essa função ao contador e ignoram até mesmo os conhecimentos básicos. O que essa situação ocasiona? Uma grande possibilidade de imprevistos e até mesmo de prejuízos financeiros.

Para evitar problemas e dores de cabeça, o ideal é conhecer o que esses documentos significam, a diferença entre eles e outras peculiaridades. É o que vamos apresentar neste post. Aqui, você verá:

  • o que são esses documentos;
  • quem é responsável por sua emissão;
  • quais dados devem constar;
  • quando utilizar o MDF-e para o transporte de mercadorias;
  • se existem condições específicas para emissão de notas fiscais;
  • quais as punições em caso de descumprimento.

Então, vamos lá?

O que é CT-e?

Essa é a sigla para Conhecimento de Transporte Eletrônico, documento obrigatório para a movimentação de mercadorias em território nacional. Sua existência é exclusivamente digital, enquanto a emissão e o armazenamento são eletrônicos.

O objetivo é registrar as prestações de serviços com documentos para transporte de cargas adequados. A partir dele, a Receita Federal consegue fazer o monitoramento fiscal dos produtos em qualquer modal, ou seja, aéreo, rodoviário, ferroviário, dutoviário e aquaviário.

A validade jurídica desse documento é assegurada pela assinatura digital do emitente. Além disso, o fisco recebe o arquivo e autoriza seu uso. Esse processo é válido em qualquer estado brasileiro.

Nesse cenário, os benefícios de utilizar o Conhecimento de Transporte Eletrônico são:

  • redução dos custos de impressão e armazenamento;
  • diminuição do tempo de espera dos caminhões em postos fiscais de fronteira, pelo fato de os processos serem simplificados com a digitalização;
  • mitigação dos erros de escrituração por impedir as falhas de digitação;
  • facilidade na automação para extração de dados dos sistemas empresariais, medida que favorece toda a gestão de transportes e de outros setores do negócio.

Vale a pena destacar que esse documento é uma das iniciativas do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Ele substituiu diversos arquivos utilizados anteriormente, como:

  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas modelo 8;
  • Conhecimento Aéreo modelo 10;
  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas modelo 9;
  • Conhecimento de Transporte e Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas modelos 11 e 27, respectivamente;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte modelo 7, nos casos em que era usado para o transporte de cargas.

O que é NFS-e?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é outro subprojeto do Sped que também consiste em um documento fiscal. Seu objetivo é facilitar a comunicação entre a prefeitura do município e o prestador de serviços.

Esse documento é totalmente digital, sendo emitido e autorizado por meio de ambiente eletrônico. Sua autenticação ocorre pelo arquivo XML do Recibo Provisório de Serviço (RPS) para o webservice da prefeitura.

Atualmente, a emissão ocorre de acordo com as exigências de cada município brasileiro. Por isso, ainda há cidades que fazem o processo manualmente. No entanto, já existe um projeto-piloto que testa uma padronização dessa atividade. Por enquanto, essa iniciativa está restrita aos seguintes municípios:

  • Rio de Janeiro (RJ);
  • São Paulo (SP);
  • Maringá (PR);
  • Brasília (DF);
  • Porto Alegre (RS);
  • Belo Horizonte (MG);
  • Marabá (PA).

A NFS-e é emitida, gerada e cancelada pelo ambiente virtual e contém campos necessários para a análise do fisco. É necessário identificar os serviços prestados, sendo que vários podem ser descritos, desde que se refiram a um item único da lista, que tenha mesma alíquota e seja para o mesmo tomador.

Sua validade jurídica geralmente é assegurada pela assinatura propiciada pelo certificado digital. Desse modo, as informações ficam criptografadas e a segurança do documento está preservada. Porém, ainda existem prefeituras sem comunicação via WebService. Nesse caso, os documentos são aceitos somente via arquivo.

Quem é o responsável pela emissão do CT-e?

Esse documento deve ser expedido pela transportadora de carga a fim de dar cobertura às mercadorias levadas da origem até o destinatário. No entanto, a responsabilidade de emissão depende de algumas variáveis.

Ela é obrigatória para os contribuintes dos modais:

  • rodoviário que estão relacionados no anexo único e que estão cadastrados com regime de apuração normal, além de também ser exigido para o Simples Nacional;
  • aéreo;
  • dutoviário;
  • ferroviário;
  • aquaviário.

Além disso, os contribuintes registrados como operadores no sistema multimodal de cargas também estão obrigados a emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico. A exceção é o Microempreendedor Individual (MEI), que está isento dessa exigência.

Ainda assim, ele pode requerer o credenciamento voluntário para emissão de CT-e pelo site da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz). Nesse caso, é preciso solicitar o registro em todos os estados em que possuir estabelecimentos. Também é necessário contar com o certificado digital e adaptar o sistema de faturamento para emitir o documento ou utilizar o emissor gratuito da Sefaz.

Vale a pena destacar que é permitido colocar mais de um destinatário por Conhecimento de Transporte Eletrônico, desde que a entrega seja realizada dentro do mesmo estado. Além disso, pode ser detalhado mais de um item, porém todos devem ser para a mesma companhia. Além disso, cada arquivo deve contar com uma assinatura eletrônica para sua validação jurídica.

Quem é o responsável pela emissão da NFS-e?

Todo prestador de serviço que seja contribuinte do Imposto sobre Serviços (ISS) é obrigado a emitir esse documento, de acordo com as diretrizes da prefeitura em que a empresa está sediada.

Novamente, o MEI é uma exceção, porque nesse caso é exigida a expedição desse arquivo somente quando o trabalho efetuado for para pessoa jurídica. Também estão enquadrados nesse cenário os autônomos.

Perceba que a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é complementar ao Conhecimento de Transporte Eletrônico. Ela especifica os serviços prestados, os valores de cada um deles e a alíquota do ISS, que varia de acordo com o município, mas deve ser estabelecida entre 2% e 5%, conforme determinação do governo federal.

Esse arquivo ainda possibilita detalhar diferentes serviços, desde que estejam relacionados a um item único, para o mesmo tomador e com a alíquota igual. Isso porque a nota será calculada com base no valor total de serviços diminuído das deduções estabelecidas pela legislação.

Por fim, saiba que o ISS dentro do mesmo município pode variar. Os aspectos que interferem nessa definição são: natureza da operação, regime especial de tributação, opção pelo Simples Nacional e o imposto retido. Em relação ao projeto-piloto da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, nada deve mudar no quesito tributação.

Quais dados devem constar no CT-e?

Há 6 informações principais que devem constar no Conhecimento de Transporte Eletrônico:

Dados do remetente

São as informações relativas ao responsável pela saída inicial da carga. A única possibilidade de excluir esses dados é quanto o tipo de serviço se enquadrar nas categorias “3 — Redespacho Intermediário” e “4 — Serviço Vinculado a Multimodal”.

Perceba, ainda, que em situações em que os produtos são coletados em local diferente ao do remetente, caso de Subcontratação ou até mesmo do Redespacho, as informações sobre a companhia que forneceu o material devem ser cadastradas em “Dados do Expedidor”. Assim, o remetente sempre deve ser o emissor da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica.

Dados do destinatário

São referentes à pessoa física ou jurídica a quem a nota fiscal é destinada. Deve ser inserido, portanto, o CPF ou o CNPJ para quem o documento foi emitido. Caso os itens sejam entregues em local diferente — por exemplo, quando são repassados a outra transportadora, que faz a entrega final —, os dados dessa empresa de transportes intermediária devem constar em “Dados do Recebedor”.

Dados da nota fiscal

São essenciais para a validação do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Essa exigência da Sefaz é relativa a várias informações, como:

  • peso, volume ou cubagem;
  • número e série da nota;
  • valor total do documento ou dos produtos;
  • item com maior predominância no transporte;
  • modelo da nota;
  • chave de acesso da NF-e;
  • data de emissão;
  • Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).

Informações fiscais

É obrigatório o pagamento de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), exceto quando a empresa tem o Simples Nacional como regime tributário. Nesse caso, a companhia está desobrigada a registrar esse dado. No entanto, por ser relativo, vale a pena consultar o contador. Além disso, é necessário detalhar o CFOP e o Código de Situação Tributária (CST).

Valor do serviço

É a parte mais importante do Conhecimento de Transporte Eletrônico, porque é a partir dele que será possível cobrar o cliente e realizar movimentações financeiras no sistema.

Quais dados devem constar na NFS-e?

As principais informações a serem detalhadas na Nota Fiscal de Serviços Eletrônica são:

Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE)

Essa categorização é utilizada pelo Sistema Estatístico Nacional do Brasil e órgãos municipais, estaduais e federais. Visa a indicação da atividade que foi alvo da prestação de serviços.

Código de tributação do município

Esse número não é padronizado e depende de cada prefeitura. O objetivo é designar a numeração que identifique o município.

Cadastro da tabela de serviços

Nesse item, está vinculada a alíquota de ISS. O código do serviço e a descrição podem ser conseguidos diretamente com o contador pela Lista de Serviços da Lei Complementar 116.

Dados da empresa tomadora de serviços

Essas são as informações do cliente, que incluem CNPJ ou CPF, inscrição estadual, contato e endereço. É importante inserir corretamente esses dados para evitar problemas na validação da nota fiscal.

Dados do serviço

Esse campo exige o detalhamento de valores, descrição e quantidade de serviços que foram prestados ao tomador.

Quando utilizar o MDF-e para o transporte de mercadorias?

Uma situação muito comum é as transportadoras terem dificuldade de saber quando emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico e em quais casos optar pelo MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais). Esses documentos são exigidos para casos de movimentação de mercadorias entre comprador e fornecedor.

Mas quando saber o momento correto para utilizá-los? Bom, como você pôde perceber, o CT-e identifica remetente, destinatário e trajeto da entrega. Por isso, deve ser expedido sempre que houver transação entre um comprador e um fornecedor.

Já o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é válido para casos em que a movimentação ocorrerá para outra unidade da federação. Pode ser para apenas um estado ou para mais de um, mas é sempre interestadual. Por exemplo: de São Paulo para Santa Catarina ou do local do destinatário para Minas Gerais e Rio Grande do Sul.

Porém, vale a pena destacar que há algumas exceções. Os estados de São Paulo, Minas Gerais, Rio de Janeiro, Goiás e Paraná passaram a exigir o MDF-e para operações intermunicipais. Por isso, nesses casos, você deve emiti-lo assim como para uma transação interestadual.

A ideia do MDF-e é agrupar diferentes CT-es, o que simplifica o processo de fiscalização. Assim, o primeiro documento identifica todos os destinatários e produtos enviados naquele transporte. Ele é validado na Sefaz.

Na prática, as diferenças entre os dois documentos podem ser resumidas da seguinte forma:

  • o Conhecimento de Transporte Eletrônico é emitido para cada destinatário, seja do mesmo estado, seja de outra unidade da federação;
  • o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é adotado quando a mercadoria for destinada a um ou mais estados diferentes do destinatário;
  • o MDF-e ainda reúne todos os CT-es emitidos.

Existem condições específicas para emissão de notas fiscais que devem ser cumpridas por transportadoras?

Esse tipo de empresa trabalha constantemente com notas fiscais, já que está sempre movimentando as cargas de um local para outro. Como esse documento é obrigatório para qualquer empresa que comercialize produtos ou mercadorias, fica evidente que ele é exigido para toda operação de transporte executada.

É dessa forma que sua empresa evitará problemas e garantirá a integridade da mercadoria. Da mesma forma, é assim que impedirá a apreensão da carga em caso de descumprimento ao que a legislação especifica.

Porém, você sabia que no setor de transportes há algumas particularidades quando o assunto é nota fiscal? Essas condições específicas devem ser cumpridas para evitar problemas, mas muitas vezes são ignoradas pelos embarcadores. Veja, a seguir, quais detalhes devem ser considerados:

  • a emissão de uma nota fiscal por veículo é obrigatória, sendo válida para cada viagem contratada;
  • o serviço de transporte prevê a emissão da nota antes mesmo de o serviço ser prestado pela transportadora;
  • a movimentação de carga entre municípios do mesmo estado exige a emissão de 3 vias do documento: uma para acompanhar os produtos, outra para o contratante e a última para controle do fisco;
  • o transporte interestadual obriga a expedição de uma quarta via, que deve ser direcionada ao estado emitente.

Quando usar o CT-e e quando optar pela NFS-e?

Esse assunto se torna complexo, porque muitas pessoas confundem a finalidade de cada documento. Apesar de já termos abordado o conceito de cada um deles, é preciso compreender que, na prática, pode haver mais dúvidas, o que pode ocasionar o uso indevido dos arquivos. Isso é muito comum em regiões metropolitanas.

Nesses casos, as transportadoras tendem a movimentar cargas para municípios próximos com a emissão da nota fiscal. Isso acontece especialmente porque na maioria das unidades da federação há isenção de ICMS para operações realizadas dentro do estado.

Contudo, o correto é emitir o CT-e inclusive nesses casos, porque transportes intermunicipais sofrem incidência de ICMS. A isenção desse imposto é válida somente para movimentações intramunicipais — isto é, dentro do mesmo município —, situação em que é cobrado o ISS. Aí, sim, se torna válida a emissão somente da nota fiscal.

Portanto, a regra geral é: o Conhecimento de Transporte Eletrônico é utilizado quando a carga for transportada para outro município. Já a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é adotada em movimentações dentro da própria cidade. Nos casos em que os produtos forem enviados para outro(s) estado(s), a opção deve ser o MDF-e.

Como emitir o CT-e corretamente?

Existem algumas dicas que ajudam a ser mais preciso nesse processo e evitar o cancelamento ou substituição do arquivo. Confira as sugestões:

Use um software específico

Emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico exige um sistema predeterminado e uma boa conexão com a internet. Observe que será necessário preencher diversos dados. Por isso, contar com um software para a geração desse documento e gestão de transporte é fundamental para a eficiência nessa tarefa.

Bsoft tem soluções bastante completas para assegurar que a sua empresa obtenha os melhores resultados quando o assunto é emissão de arquivos fiscais e gestão de transportes. Você pode optar pelo Controle de Transportadoras, CT-e Prático, NF-e Prático e iXML, entre outros módulos hospedados na nuvem.

A consequência é o atendimento de todas as suas necessidades e a facilidade na realização desse trabalho, que é bastante burocrático. A possibilidade de erro também é reduzida e a tarefa, automatizada.

Evite erros de digitação

Inserir as informações é um processo manual e passível a erros. Nesse momento, é necessário ter cuidado redobrado para evitar informações equivocadas que levarão ao impedimento da emissão do documento.

As falhas mais comuns são relativas a intervalos inexistentes, números errados, dados empresariais errôneos e campos sem preenchimento. Tenha certeza de que o arquivo só será gerado após a conferência de todos esses detalhes e inserção adequada.

Verifique o cumprimento dos requisitos obrigatórios

É imprescindível que a empresa cumpra os seguintes passos para emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico:

  • credenciamento na Sefaz;
  • manutenção em dia das obrigações com a Secretaria da Fazenda e a Receita Federal;
  • obtenção de certificado digital;
  • ajuste no sistema a ser utilizado, sempre que necessário;
  • homologação da solução do ambiente de testes da Sefaz;
  • conquista da autorização da Secretaria da Fazenda para emitir o documento em ambiente de produção.

Realize as parametrizações necessárias

Pretende-se, com essa atitude, considerar todos os aspectos burocráticos exigidos pelos governos municipal, estadual e federal. Assim, é possível saber exatamente o que o software deve conter, sem excessos (que podem prejudicar as atividades rotineiras) nem ausências (que podem inviabilizar operações futuras e ocasionar retrabalho).

Integre a solução a outros sistemas

Agregar a plataforma escolhida a outros softwares permite ganhar agilidade e reduzir as chances de erro. Dessa maneira, é fácil coletar as informações necessárias ao Conhecimento de Transporte Eletrônico a partir de outras fontes e conquistar o preenchimento automático. Esse é o caso do iXML, da Bsoft, por exemplo, que importa os arquivos XMLs e os armazena para posterior utilização no documento.

Quais as punições em caso de descumprimento?

As penalidades em caso de descumprimento podem ser bastante variadas. Tenha em mente que a inserção de dados incorretos é proibida e pode ensejar a aplicação de multas. Então, é claro que a falta do Conhecimento de Transporte Eletrônico e da nota fiscal ocasionará problemas.

Por exemplo: sem o CT-e, o embarcador está sem o documento necessário para o pagamento do transporte. Ao mesmo tempo, se houver roubo, perda ou algum problema com a carga, o seguro deixa de cobrir os prejuízos, já que esse arquivo é obrigatório antes mesmo do início do transporte.

Outro problema é que, se a carga for fiscalizada e estiver sem o Conhecimento de Transporte Eletrônico, a empresa é automaticamente multada. Além disso, essa pena pode ser aplicada até mesmo sem a fiscalização, porque a Sefaz consegue identificar transportes realizados irregularmente da mesma forma.

Em resumo, por ser um documento obrigatório em todo o Brasil, a ausência desse arquivo pode resultar em diferentes perdas para o seu negócio. O mais comum é a aplicação de multas, mas também pode haver a apreensão da carga e até a interrupção das atividades da sua empresa. Isso impacta a qualidade do serviço, bem como a relação com seus clientes.

Lembre-se ainda de que todo arquivo fiscal deve ser armazenado, digital ou fisicamente, pelo prazo mínimo de 5 anos. Caso contrário, a companhia também poderá ser multada.

Conclusão

Como você pôde perceber, saber quando emitir o CT-e e a NFS-e é imprescindível para garantir que sua empresa esteja em dia com o fisco e a Sefaz. E a sua transportadora, já está de acordo com a legislação ou ainda ficaram dúvidas sobre esse processo?

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