(Last Updated On: 14 de junho de 2019)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento obrigatório para toda a compra, venda, serviço ou transporte de mercadoria no país. Para facilitar a transferência de dados digitais, as NF-es adotaram o arquivo em formato XML. Nesse cenário de mudanças impostas, gestores têm de se adaptar para conhecer como a estrutura do XML funciona.

O XML — eXtensible Markup Language — é um padrão de arquivo para criar linguagens de marcação para utilidades, na internet ou fora dela. Ele serve para exibir os dados no modelo nacional de escrituração fiscal e é gerado no momento da emissão da nota fiscal. Aliás, é a linguagem recomendada por uma das maiores organizações da rede, a World Wide Web Consortium (W3C).

Quer entender mais sobre a importância desse formato para a emissão da nota fiscal eletrônica? Aqui listamos alguns benefícios de utilizar arquivos XML e como entender a sua estrutura. Confira!

Qual a importância do arquivo XML?

A NF-e surgiu para substituir a emissão manual de notas fiscais, a fim de agilizar e centralizar esse serviço, diminuindo a burocracia. O formato de arquivo XML é amplamente utilizado em notas fiscais eletrônicas. Veja 4 vantagens de empregar esse padrão em sua empresa.

1. Reduz o uso de papéis

Antes de 2005, quando foi criada a NF-e, a emissão das notas fiscais era feita mediante talões autorizados pelo Fisco. Era necessário o envio de até 5 vias do documento e não era permitido que eles fossem rasurados. Se ocorresse um erro no preenchimento do formulário, a nota era cancelada. Até então havia muito desperdício de papel e, consequentemente, prejuízo para a empresa.

Hoje em dia, o arquivo XML não acompanha a mercadoria na sua transação de compra, venda, serviço ou circulação. Nesse caso, o cliente recebe a nota, disponibilizada pelo fornecedor, para consulta e armazenamento eletrônico. E a nota impressa somente é usada em operações de varejo ao consumidor, se o destinatário residir em um estado diferente do emitente.

Diante disso, a versão eletrônica da nota fiscal possibilitou a redução do uso de papéis, dos custos para a empresa e, também, do espaço físico de armazenamento desses documentos fiscais. Hoje, esse espaço deve ser digital e depender do servidor que a empresa dispõe. Agora, o gestor pode direcionar esses recursos para o aumento da produção e melhorias nos produtos oferecidos e serviços prestados.

2. Facilita a categorização de dados

A tecnologia permite organizar as tarefas burocráticas mais facilmente e em menor tempo. Ainda, o objetivo de trabalhar com o formato de arquivo XML é de uniformizar o aglomerado de dados presentes no documento fiscal. Assim sendo, a criação da Nota Fiscal Eletrônica proporcionou a categorização de dados facilitada para o gestor.

3. Favorece a visualização

A criação de mecanismos de consulta gerou a possibilidade de visualização digital dos documentos fiscais. Isso favorece os consumidores, as empresas e a Receita Federal. A facilidade de acesso e o registro das negociações realizadas permitem um maior controle e segurança, tanto para os contribuintes quanto para o Estado.

4. Auxilia na integração de dados

O XML serve para padronizar dados, organizando e separando-os. Assim, ele permite a integração do conteúdo das notas fiscais com outras linguagens digitais. Com esse formato de arquivo, é possível compartilhar dados entre os sistemas de informação em diferentes computadores e aplicações, como informações dos contribuintes com a Receita Federal.

Isto é, por ser um sistema de escrituração online de dados, a leitura das notas é realizada de forma mais fácil e integrada. A fiscalização por parte dos três poderes nacionais, por exemplo, ganha vantagem nesse ponto, auxiliando no combate às fraudes e sonegação fiscal.

Como entender a estrutura do XML?

O arquivo XML é o padrão de registro da nota fiscal eletrônica. Portanto, ele tem um formato específico e único, no Brasil, requerido para todas as empresas que fazem a emissão da NF-e.

XML é uma linguagem de marcação simplificada, porém completa, que pode ser lida por diferentes softwares e se integrar com outras linguagens. Ela permite a separação do conteúdo da formatação. Sua estrutura é organizada em linhas de comandos que formam códigos de programação, e estes transferem as informações ao software.

Um arquivo XML é formado por um número ilimitado de TAGS. As TAGS são os rótulos da linguagem de marcação usadas para transmitir informação ao navegador, que têm um padrão de codificação a ser seguido por seus desenvolvedores. O início da estrutura de uma TAG é indicado pelo sinal de “<” e o final pelo sinal de “>”.

Também existem dois tipos de TAGS: as de abertura e as de fechamento de um código de programação. As primeiras têm a função de começar a marcação do código e as últimas são responsáveis pela finalização dessa marcação. Pareceu confuso? Aqui vai uma dica: as TAGS de fechamento contêm uma barra após a sua informação, que serve para indicar o fim do comando.

Ainda, existem algumas TAGS que não precisam do fechamento, pois sua declaração já apresenta a barra indicando o fim do código. Logo, elas contemplam a dupla função de abertura e fechamento.

Além disso, a organização desses comandos se dá de forma hierárquica e apresenta uma estrutura de árvore. Isto é, as informações não são se encontram sequencialmente em linhas, pois os elementos estão acima ou abaixo de outros, conforme sua posição hierárquica no código.

Portanto, essas TAGS apresentam dentro de sua estrutura as SUBTAGS, que servem para especificar seu conteúdo. Elas podem ter a função de continuar o comando inserido ou especificar as informações necessárias para sua execução.

De forma simplificada, a estrutura do XML é formada por várias linhas de comandos que são iniciados e finalizados por essas TAGS. Cada comando indicado apresenta uma função específica, por isso cada rótulo contém uma informação a ser passada para o navegador.

A sintaxe do arquivo XML segue sempre a mesma lógica. A primeira linha sempre deve estar inserida no código, pois é a declaração XML, a qual define a versão do documento. Já a segunda linha mostra o primeiro elemento raiz do arquivo. Todo XML deve apresentar um elemento raiz e os demais devem estar alinhados dentro ele, os quais são chamados de pais e filhos, conforme sua posição na árvore.

Informações solicitadas

Os campos básicos presentes nesse arquivo da nota fiscal são:

  • dados da NF-e — modelo, série, número, data de emissão, data de entrada/saída e valor total;
  • dados do emitente — nome, razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual e código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS;
  • dados do destinatário — nome, razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual;
  • dados dos produtos e serviços — descrição, quantidade, unidade comercial e valor;
  • dados relativos ao ICMS — base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete, valor do seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins;
  • dados do transporte — modalidade de frete, dados do transportador (CNPJ e endereço), informações sobre o veículo (placa e RNTC) e do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto);
  • dados de cobrança — endereço e forma de pagamento;
  • informações adicionais — fonte de impressão do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) e informações complementares de interesse do contribuinte.

Leitores específicos

Em resumo, o formato do arquivo XML é de difícil leitura — apenas programas de computador conseguem entender. O motivo se deve à linguagem utilizada ser formada por um conjunto de códigos, a qual necessita de leitores específicos para a decodificação do arquivo.

Isso nos mostra que poucas informações podem ser abertas em programas simples de computador, como bloco de notas e Microsoft Excel. Logo, para emitir a NF-e é necessário utilizar um software ou plataforma que ofereça o serviço de emissão eletrônica.

Somado a isso, o gestor deve atentar para o fato de que as notas fiscais eletrônicas devem ficar armazenadas para serem disponibilizadas aos consumidores e à Receita Federal por até 5 anos. E, para manter uma cópia desses documentos em plataforma digital, é requerido muito espaço do sistema computacional.

Por isso, a solução para a sua empresa pode ser adquirir um sistema de gestão que contenha aplicações, como leitor específico para arquivo XML e emissor de NF-e.

Entender a estrutura do XML para a emissão da NF-e pode parecer complicado, mas os softwares estão aí para facilitar esse processo. E você viu como as mudanças tecnológicas vieram para auxiliar o gestor na organização da utilização de tempo e recursos da empresa? Como a evolução digital só tende a crescer, siga atento às modificações que possam ocorrer na documentação fiscal.

Deseja saber mais sobre a emissão da Nota Fiscal Eletrônica? Leia nosso artigo sobre como as empresas têm lidado com o fim do emissor de NF-e gratuito.

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