A área de transportes está em constante transformação para acomodar as suas características tanto operacionais como estratégicas. Esse aspecto propicia o desenvolvimento de novos métodos de trabalho, ferramentas de gerenciamento e tecnologias, como é o caso do sistema TMS.

Cada vez mais, as empresas têm buscado formas de criar processos para lidar com a demanda do mercado. Ao mesmo tempo, é preciso tornar a operação enxuta e econômica com o intuito de aumentar a lucratividade. Esse é um desafio que muitos empreendedores enfrentam em seu cotidiano e o TMS pode ser a solução.

Mas afinal, o que é TMS? Qual é a sua importância para as transportadoras? E como esse sistema é capaz de melhorar os resultados de um negócio? Todos esses questionamentos serão respondidos no decorrer deste artigo. Continue lendo!

O que é o sistema TMS?

É a sigla para Transportation Management System — em português, sistema de gestão de transportes. A sua função é executar o processo de transportes em sua totalidade, ou seja, planejar cada etapa da entrega, realizar o monitoramento das atividades e apurar os custos relacionados à operação.

Assim, é possível otimizar os resultados no que se refere ao dimensionamento da frota e das equipes para atender melhor aos consumidores, programar a manutenção dos veículos e garantir a segurança das mercadorias.

Quais são os principais atributos do TMS?

Visibilidade de toda a operação

O principal aspecto de um sistema TMS é a capacidade de englobar todos os processos em uma mesma plataforma. Desse modo, é possível automatizar atividades rotineiras para que a equipe possa se dedicar ao atendimento dos clientes e a tarefas de natureza estratégica.

Em outras palavras, o gestor é capaz de realizar um controle de ponta a ponta do processo. Com isso, pode-se acompanhar o andamento das entregas, o comportamento dos motoristas no trânsito e a emissão dos documentos fiscais obrigatórios.

Roteirização do percurso de distribuição

Quando a sua empresa conquista clientes de todas as regiões do país, a área de entrega cresce proporcionalmente. O sistema, então, passa a atuar para determinar a rota ideal para cada entrega, considerando a distância a ser percorrida e os custos com o consumo de combustível.

Portanto, a operação se torna mais econômica ao reduzir os gastos e reduzir o tempo necessário para concluir as remessas. Além disso, o software apresenta funções adicionais:

• alertar o operador em caso de desvio da rota;
• realizar o cálculo preciso da tarifa de frete repassada aos clientes;
• automatizar a roteirização das cargas expedidas com base na distância e na capacidade dos veículos.

Uso da simulação de processos

Uma das grandes vantagens desse software de gestão é a sua capacidade de simular a situação de cada entrega. Em uma empresa que atua em âmbito nacional, por exemplo, isso quer dizer que o número de rotas atendidas aumenta, o que, por sua vez, eleva o número de variáveis no cálculo do preço do frete.

Essa funcionalidade possibilita avaliar a viabilidade da prestação de serviços com base na distância entre origem e destino, peso da carga e existência de pedágios na rota.

Gestão integrada do armazém

Muitas transportadoras têm depósitos para manter as mercadorias durante o processo de expedição, consolidação das cargas e emissão do conhecimento de frete. Isso quer dizer que os itens devem ser catalogados, separados e alocados dentro do armazém antes de prosseguir com a entrega.

O papel do TMS é garantir que o manuseio de cada uma das embalagens seja feito da forma mais eficiente possível, garantido assim a sua preservação contra avarias.

Essa é uma possibilidade devido à alta capacidade de customização do sistema. Assim, as particularidades do negócio podem ser utilizadas como parâmetro durante a etapa de desenvolvimento, de modo que é possível incluir os procedimentos referentes ao manuseio e método de armazenagem.

Segurança durante o trajeto

Um dos principais riscos da atividade de movimentação de mercadorias é o roubo de cargas, em especial no transporte rodoviário. Da mesma forma, o elevado índice de acidentes nas estradas constitui uma preocupação que deve ser tratada por meio do cumprimento da legislação de trânsito.

Contornar esses obstáculos é um dos propósitos do programa que atua para:

• rastrear a frota durante toda a rota;
• controlar o tempo de carga e descarga;
• monitorar o comportamento do condutor;
• verificar o número de paradas e intervalos para descanso.

A adoção de rastreadores e equipamentos de GPS também podem ser incorporados ao TMS. Desse modo, os profissionais de logística podem acompanhar a localização de cada veículo e suas respectivas cargas em tempo real. Além disso, é possível estimar o horário de chegada em cada destino, garantindo assim a precisão das entregas e coletas.

Quando a sua empresa pode precisar do TMS?

Empresas em expansão são as principais usuárias do sistema, uma vez que aumentam o alcance da sua atuação e trabalham com clientes em escala nacional. Com esse crescimento, a organização torna-se mais complexa, requer mais recursos humanos e tecnológicos, além de um planejamento eficaz. Por isso, as ferramentas isoladas e o controle manual realizado em planilhas já não são capazes de atender à demanda e podem causar erros devido à falta de informatização.

Antes de decidir investir, é preciso avaliar a real necessidade da aquisição do TMS. Afinal, diversas mudanças organizacionais devem ser implementadas para que o sistema TMS funcione em sua totalidade.

Um estudo das expectativas e resultados esperados também contribui para tomar a decisão mais favorável para o futuro do seu negócio. Por isso, é recomendado que o projeto de migração de sistemas envolva a pesquisa entre os principais desenvolvedores e considere o período esperado para treinamento e adaptação.

Em resumo, o sistema TMS atua tanto para fornecer uma visão simplificada da execução das tarefas como para automatizar atividades. Dessa forma, é possível avaliar o desempenho logístico e instituir projetos com o intuito de aprimorar os resultados e agilizar o processo de tomada de decisão.

O sistema TMS reconhece o seu papel estratégico, o que permite focar no planejamento e controle da operação. Dessa forma, toda a cadeia de suprimentos e o fluxo de materiais podem ser beneficiados com o compartilhamento de informações.

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