Já aconteceu de você atrasar cargas durante o processo de distribuição da mercadoria? A sua empresa já enviou pedidos incorretos para o destinatário? Esse é um cenário muito comum nas empresas transportadoras, mas ele pode ser evitado com uma ferramenta chamada de sistema TMS.
O Transportation Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Transporte, é uma solução tecnológica que moderniza os processos logísticos em todos os elos da cadeia de suprimentos. Além disso, altera a rotina de movimentação de produtos para trazer mais eficiência à atividade.
Esses propósitos são garantidos por meio de uma série de recursos e funções implementadas no software para gestão de transportes. Para entender melhor, neste post, veremos tudo que é necessário saber sobre o software TMS.
A partir desse panorama, você terá a oportunidade de aprimorar o processo de transporte na sua empresa. Então, que tal saber mais? Acompanhe!
O sistema de gerenciamento de transporte é uma solução que tem como objetivo o melhorar o processo de distribuição de mercadorias para garantir uma operação integrada e eficiente. Ele é voltado para as atividades de movimentação de mercadorias e outras que, porventura, estiverem relacionadas.
A consequência do uso dessa ferramenta é a modernização da gestão de transportes a partir de um controle maior das informações e rapidez na execução das atividades. Ele ainda aumenta a qualidade e a produtividade da atividade devido ao monitoramento completo da operação.
Entre as informações sob o domínio de um sistema de controle logístico estão as de:
Os melhores sistemas TMS do mercado também contam com outras funções, como controle financeiro, lançamento de manutenções, controle de estoque e muito mais.
Ter o controle destas informações de forma atualizada e em tempo real permite tomar decisões mais acertadas. Por isso, a transportadora se torna mais eficiente e apresenta um diferencial competitivo perante a concorrência.
Assim, há o aumento da performance na logística, com a melhoria da comunicação entre o motorista e o controlador do sistema. A carga também pode ser monitorada em todas as etapas, desde o embarque até a chegada ao cliente.
Um dos objetivos desse sistema é indicar o custo por etapa da operação e seus fatores mais críticos. Por isso, ele possibilita:
Por suas características, o sistema de gestão de transporte atua desde o departamento comercial, financeiro e operacional até a expedição. Ele também pode ser integrado ao ERP (software de planejamento de recursos empresariais) para emissão de NF-e, controle de estoque interno e de entradas e saídas.
Essa atuação conjunta possibilita fazer um planejamento financeiro mais apurado devido ao controle fiscal e das finanças do embarcador e da transportadora.
Esse sistema é dividido em módulos que são contratados conforme as necessidades da sua empresa. Assim, é garantida a adaptação em escala, isto é, seu negócio pode expandir as operações que terá resguardado seu direito de acrescentar recursos. Ao mesmo tempo, paga somente por aquilo que efetivamente utilizar.
Sem levar em conta a quantidade de módulos contratados, o propósito do software é mensurar os custos dos elementos presentes na cadeia de transporte, que inclui veículos, recursos humanos e materiais, controle de cargas, manutenção da frota, índices de discrepâncias nas entregas e tabelas de fretes.
No final, o objetivo é realizar a automação para trazer eficiência às atividades. Esse intuito é assegurado pelas principais funções exercidas pela solução, que estão descritas a seguir.
Uma das principais responsabilidades das transportadoras é estar em acordo com a legislação, para isso, há uma série de documentos fiscais eletrônicos que devem ser emitidos.
Existem documentos para o transporte, como a NFe, CTe e Mdfe. Bem como, existem aqueles que são obrigatórios quando há subcontratação de motoristas ou transportadoras menores para efetuar o transporte, como o PEF, CIOT e VPO.
Além disso, também é necessário prestar contas ao governo. Em um sistema TMS integrado, você consegue fazer a emissão de RPA, Sped Fiscal e Contribuições, e ainda a geração de arquivo SINTEGRA.
Em um sistema para transportadoras, você pode lançar o pedido de transporte para fazer a cotação dos valores com seu cliente. Depois, pode emitir a ordem de carregamento para efetuar a coleta das mercadorias.
Após a coleta das mercadorias, são emitidos os documentos fiscais, e as faturas e boletos que devem ser enviados ao cliente.
Por fim, é possível realizar o acerto com o motorista e o acompanhamento das despesas ocorridas na viagem. E ainda, gerar relatórios completos para auxiliar na tomada de decisão.
Mesmo que a sua frota seja pequena, controlar qual é o custo e o lucro obtido é crucial para a saúde financeira de sua empresa. Em um sistema TMS, você consegue acompanhar qual é o veículo que está dando mais lucro ou até qual é o motorista que apresenta uma média de combustível melhor em seus fretes.
Com um software para transportadoras você também consegue simplificar o controle de manutenções preventivas e periódicas dos veículos, além de agendá-las para não perder o prazo.
Você também pode gerenciar outros vencimentos, como licenciamento, CNHs de motoristas, seguros, certificações e muito mais.
Outras funções importantes são:
Assim, fica evidente que esse software é bastante completo, mas sua empresa pode solicitar apenas os módulos que são necessários. Essa medida ajuda a reduzir custos da operação, ao mesmo tempo em que assegura a análise dos dados mais importantes.
Ao contar com o auxílio desse sistema, você tem uma visão geral da operação e, assim, pode torná-la mais eficiente. Essa solução é inteligente e, como você pôde perceber, vai muito além do registro dos dados. Por isso, contribui de forma significativa para as tomadas de decisão.
Como resultado, a empresa consegue controlar melhor seus recursos monetários, materiais e humanos. Ela também pode alcançar o custo mínimo de operação a partir da visualização de todos os gastos relativos ao transporte e dos ajustes necessários.
Essa característica se traduz em um diferencial competitivo perante a concorrência. Também há uma diminuição efetiva dos custos e a melhoria dos índices de desempenho pela avaliação precisa dos dados coletados pela solução.
Essa solução pode ser empregada em diferentes atividades relacionadas ao transporte. Conheça alguns exemplos abaixo.
A aplicação da solução a essa atividade traz um monitoramento maior em relação aos seguintes aspectos:
O monitoramento é um dos principais objetivos do sistema de gestão de transportes. Nesse quesito, os principais aspectos controlados são:
Nesse caso, o sistema TMS tem diversas aplicações, entre elas:
A realização de investimentos em tecnologia é tanto um diferencial competitivo como uma exigência para que a sua empresa possa crescer no mercado logístico. Por esse motivo, essa é uma decisão a ser baseada em uma avaliação das suas reais necessidades e da pesquisa de fornecedores qualificados para essa demanda.
Se você está considerando a contratação de um sistema para a automação das atividades logísticas, vale a pena saber como identificar o momento ideal para implementar esse tipo de mudança.
No momento em que uma transportadora expande a sua área de atuação, conquista novos contratos ou aumenta o número de fretes, todo o processo de trabalho torna-se mais complexo. Isso quer dizer que se, antes, o negócio poderia ser gerenciado por meio de ferramentas simples e planilhas eletrônicas, essa já não é a realidade atual.
Com essa mudança de cenário, a circulação de mercadorias pelo armazém é maior, o que exige não só infraestrutura, mas sistemas capazes de gerenciar a entrada e saída de mercadorias. Da mesma forma, as solicitações dos clientes devem ser registradas de forma segura com o intuito de evitar erros de lançamento que podem resultar em inconsistências nos pedidos transportados.
Muitas vezes, esse crescimento não ocorre de forma planejada e a empresa deve ser capaz de se adaptar com agilidade para manter o mesmo nível de eficiência.
Uma operação logística bem-sucedida é aquela que é capaz de coordenar a execução das tarefas de cada departamento envolvido sem enfrentar obstáculos. Porém, um dos desafios que impedem a concretização desse cenário é a falta de informações disponíveis sobre o andamento de cada etapa.
Por exemplo, as mercadorias não podem ser embarcadas antes da consolidação da carga e da emissão dos documentos fiscais. Aqui, estão envolvidas a equipe de armazém, a área fiscal e o setor logístico atuando de forma unificada para liberar a saída do veículo. Por isso, é natural que os sistemas de gestão integrada sejam capazes de fornecer visibilidade sobre o processo como um todo, garantindo, assim, a sua sinergia.
Os custos logísticos são responsáveis por consumir uma fatia significativa dos lucros de uma transportadora. Portanto, um sistema de gerenciamento de transporte atua em duas frentes. A primeira delas, para mapear custos que podem estar encarecendo a tabela de preços.
A sua segunda função é fornecer dados sobre potenciais fontes de economia, onde a redução de gastos não resultará em impactos negativos no desempenho da organização. Soluções como controle de despesas do frete são exemplos de opções que reduzem os custos e otimizam a distribuição de mercadorias.
A implantação desse sistema na sua empresa traz vários benefícios, alguns gerais e outros mais direcionados. Veja quais são os principais, a seguir.
Essa vantagem é verificada tanto nos processos quanto no transporte. Sua checagem ocorre pela otimização das rotas de entrega, controle ampliado sobre as viagens realizadas, aprimoramento do nível de serviço, consolidação de cargas e carregamento dos veículos, avaliação da composição de preços do frete e mais.
Essa característica traz segurança e confiabilidade aos procedimentos executados, além de uma comunicação fluida e em tempo real. Com isso, a troca de informações é aprimorada e as atividades são executadas com mais agilidade, além de também ser verificado um aumento da produtividade.
Esse benefício é derivado da automação dos processos. Com ele, as operações se tornam mais transparentes e os clientes sabem qual é o status da carga. Esse recurso é um atrativo e fortalece o bom posicionamento da empresa no mercado.
Isso ocorre dentro da capacidade da empresa e acontece devido à manutenção monitorada. Essa atividade prevê potenciais problemas mecânicos e elétricos e gera informações detalhadas que possibilitam tomar decisões rapidamente.
Em suma, o sistema TMS modifica a gestão de transportes e impacta positivamente o gerenciamento logístico, que apresenta mais eficiência e resultados melhores.
A flexibilidade dessa solução é ampla e, por isso, qualquer empresa que atue com o transporte de mercadorias deve adotar o sistema. Os principais benefícios estão relacionados às atividades de:
Seu uso também é simples e intuitivo. Com isso, a adaptação é rápida e ocorre em pouco tempo. Outro ponto positivo é a possibilidade de personalização, já que a empresa pode definir os módulos mais apropriados para suas necessidades.
Em resumo, o sistema de gestão de transporte é essencial para assegurar o crescimento do negócio. Como consequência, há a geração de receita. Em outras palavras, isso significa que o investimento realizado vale a pena e oferecerá retorno em pouco tempo.
Muitos confundem essas três ferramentas. Você já sabe o que caracteriza o TMS. Já o WMS é um sistema de gestão que monitora as etapas referentes ao armazenamento de mercadorias, enquanto o ERP é um sistema mais abrangente que engloba toda a empresa.. Nessa atividade, estão incluídos:
Esse controle é feito de maneira precisa para a otimização do inventário. O monitoramento também é relativo à localização, ao processamento automático de pedidos e à redução de custos, que levam a uma maior eficiência e menos desperdícios.
Nesse cenário, o WMS é capaz de processar de forma eletrônica as seguintes atividades:
O ERP por sua vez é capaz de:
A partir desses detalhes, fica evidente que ambos os sistemas são complementares, porque atuam em diferentes etapas da cadeia logística. É recomendado trabalhar de maneira integrada para impulsionar os resultados.
Por exemplo: a emissão de CT-es pode usar como subsídio a base de dados do WMS. Os cálculos de fretes do sistema de gestão de transportes também usam as informações do armazenamento. Enquanto a parte da gestão de pessoas pode ser realizada em um ERP.
Essa é uma forma, portanto, de diminuir a burocracia e o tempo perdido com esses processos. Ainda agiliza o fluxo logístico, permite atingir a redução de custos e aprimorar o nível de serviços — fundamental para aumentar o faturamento e a chance de fidelização dos clientes.
Há dois principais aspectos que devem ser considerados antes de você fechar negócio com uma empresa especializada. O primeiro é a capacitação da equipe. O segundo é se solução é compatível com outras ferramentas já utilizadas no seu empreendimento. Afinal, a integração é o melhor caminho para aprimorar a operação.
Além desses critérios, é preciso pensar no custo-benefício. Levar em conta apenas o preço é inconveniente, porque podem faltar recursos para atender às demandas da organização. Por isso, o ideal é avaliar as funcionalidades necessárias, a possibilidade de crescimento e como a ferramenta auxiliará efetivamente a eficiência da cadeia logística.
A Bsoft oferece sistemas TMS, que visam à identificação e ao monitoramento dos custos operacionais, bem como ao monitoramento da operação e gerenciamento de transportes. A solução é integrada ao ERP, o que permite realizar uma integração fiscal, financeira e contábil automática.
Dessa forma, o objetivo de contratar um sistema de gestão de transporte é fazer sua empresa crescer de maneira sustentável. Entre os módulos que asseguram esse propósito estão:
No decorrer deste texto, você teve a oportunidade de conferir a grande quantidade de tarefas requeridas para o envio de mercadorias do fornecedor até o cliente final. Por isso, a busca por ferramentas capazes de aprimorar a sua gestão são essenciais. Como você pôde perceber, o sistema TMS é uma solução ideal para garantir a qualidade e a eficiência do processo de transportes da sua empresa. Então, que tal contratar a ferramenta perfeita para o seu negócio?
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