Saiba tudo sobre o sistema TMS e as vantagens que ele tem

Na rotina de uma transportadora, existem muitas atividades que precisam ser gerenciadas. Começando pela emissão dos documentos fiscais que exigem atenção para evitar problemas com a fiscalização, passando pela gestão de frota e controle financeiro.

Todos estes processos, tornam necessário o uso de uma ferramenta tecnológica: o sistema TMS.

E quando se trata de sistema de gestão de transporte, a Bsoft é uma autoridade, uma vez que estamos a mais de 17 anos no mercado e contamos com mais de 17000 clientes espalhados por todo o Brasil.

Sendo assim, reunimos as principais informações sobre o sistema TMS, acompanhe a leitura!

O que é TMS (sistema de gestão de transportes)?

A sigla TMS vem do inglês “transportation management system” que significa sistema de gestão de transportes. Este sistema é pensado para empresas que possuem operações logísticas como transportadoras e embarcadores.

Um sistema TMS pode ter várias funcionalidades, dependendo do tamanho e setor da empresa. No Brasil, o sistema de gestão de transportes terá funcionalidades para emissão de CTe, gestão de fretes, gestão de frotas, financeiro e

Como funciona um sistema TMS?

O funcionamento de um sistema TMS pode variar de acordo com o tipo e para qual público ele é destinado. De forma geral, a função de um sistema de gestão de transporte é deixar o gerenciamento da cadeia de suprimentos mais simples.

Assim sendo, geralmente em um sistema de gestão de transporte, os lançamentos realizados para a emissão de documentos obrigatórios podem ser usados para realizar outros lançamentos dentro do sistema, como emissão de faturas e boletos.

Recursos de um sistema de gestão de transportes

As funções de um sistema TMS podem variar de acordo com o tipo de sistema e com a categoria da empresa para a qual ele é destinado, mas no Brasil, este sistema de gestão costuma possuir funcionalidades como:

Emissão de documentos fiscais

No Brasil, o transporte rodoviário de cargas é o mais comum e também é marcado por diversos documentos de emissão obrigatória. Documentos como CTe (Conhecimento de transporte Eletrônico), MDFe (Manifesto de Frete eletrônico) e NFe (Nota Fiscal Eletrônica), são obrigatórios em todos os transportes.

Além disso, em caso de contratação de terceiros, é necessário também gerar o CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte) e realizar o pagamento do frete de formas reconhecidas pela legislação como o PEF (Pagamento Eletrônico de Frete).

Gestão de fretes e viagens

Cada viagem e frete da empresa gera diversas despesas, receitas, acertos com motoristas, etc. Todas estas informações precisam ser administradas para que ao fim da viagem o gestor consiga saber exatamente o que foi gasto e o lucro para avaliar a operação.

Controle de Frotas

Os caminhões são o principal ativo das transportadoras Brasileiras, e gerenciá-los é um capítulo à parte. Toda a parte de manutenções preventivas, despesas, médias de combustível, prazos de vencimento de documentação, entre outros, podem ser verificados na gestão de frotas do sistema TMS.

Controle Financeiro

O controle financeiro é um dos aspectos que não pode faltar em um sistema de gerenciamento de transporte, pois os mesmos lançamentos utilizados para os documentos fiscais podem ser vinculados a faturas e boletos para cobrança dos clientes.

Gestão comercial

Um sistema de gestão de transporte também permite gerenciar aspectos comerciais da empresa, como envio de pedidos, cotações e negociações de fretes com os clientes.

Quais são os benefícios do TMS?

Existem vários benefícios na aquisição de um sistema de gerenciamento de transporte

Aumento da produtividade

O sistema TMS aumenta a qualidade e a produtividade da atividade devido ao monitoramento completo da operação, contribuindo bastante para a gestão logística ao otimizar as operações de transporte e melhorar o sucesso geral do negócio.

Redução de custos

Com o acompanhamento de perto das despesas é possível identificar gargalos e otimizar processos que podem estar encarecendo a operação. Isso sem falar da economia de tempo, que melhora a produtividade e economiza dinheiro.

Melhora na gestão

A partir das informações inseridas no sistema TMS é possível obter relatórios que passam uma visão geral da organização, assim como, analisar de forma mais profunda as operações de transporte

Integração com outros sistemas

Uma das vantagens do sistema TMS é a possibilidade de integração com outros sistemas. Seja o sistema do embarcador, os sites oficiais do governo ou até mesmo sistemas de bancos. É possível fazer vários lançamentos em um mesmo lugar sem precisar acessar diversas telas.

Quem usa sistemas TMS?

Confira as empresas que podem usar o sistema TMS:

• Transportadoras cuja atividade principal é o transporte de mercadorias;
• Indústrias que fazem transporte próprio ou contratam frete com frequência e precisam gerenciar essas operações;
• Comércios atacadistas e varejistas que movimentam grandes volumes de produtos e precisam controlar entregas e fretes contratados;
• Operadores Logísticos especializadas na gestão logística de outras companhias, oferecem serviços como armazenagem, distribuição e transporte;
• Empresas com frota própria os que mantêm veículos próprios e precisam organizar rotas, motoristas, manutenções e entregas;
• Despachantes e agenciadores de carga que fazem intermediação do transporte;
• E-commerces e marketplaces que vendem online e precisam integrar seus pedidos com transportadoras ou frotas para garantir entregas rápidas e eficientes;
• Agroindústrias e grandes produtores rurais que precisam transportar insumos, colheitas e produtos beneficiados;
• Empresas de comércio exterior, importadoras e exportadoras que precisam gerenciar operações multimodais.

Quais são os 3 módulos principais de um software TMS?

Como vimos anteriormente, um sistema TMS pode ter diversas funcionalidades, que vão variar de acordo com as necessidades da empresa. Assim sendo, pessoas diferentes podem dar respostas diferentes sobre as funcionalidades que precisam em um TMS.

Entretanto, didaticamente, é possível dividir as funcionalidades do sistema de gerenciamento de transporte em 3 áreas principais:

Planejar

Nesta parte entram as funções relacionadas ao planejamento da operação, como orçamentos, roteirização, etc.

Executar

Nessa área, estão as atividades relacionadas a operação propriamente dita. Podemos incluir a emissão de documentos fiscais, controle de pagamentos, ordens de coleta, ordens de serviço, entre outros.

Monitorar

Nessa parte, encontram-se os resultados dos dados inseridos no sistema, listas, relatórios, gráficos, Dashboards, entre outros.

Como escolher o sistema TMS ideal?

A escolha de um sistema TMS é algo muito importante, pois impacta diretamente a operação. Pode trazer muita agilidade, organizar a empresa e oferecer relatórios completos. Mas também pode ser um problema e um desperdício de recursos. Portanto, apresentamos as dicas abaixo para lhe ajudar a escolher.

Usabilidade

A escolha do sistema TMS deve considerar a facilidade de uso e a curva de aprendizado para os usuários. Claro que, quanto maior for a complexibilidade das operações, mas tempo pode ser gasto no aprendizado da nova ferramenta.

Confira nossas dicas para escolher o melhor sistema para transportadora

Defina suas prioridades

O primeiro passo para escolher um sistema para transportadoras é definir o que é importante para a sua empresa. Precisa agilizar a emissão de documentos? Quer mais controle financeiro ou agilizar a gestão de frotas?

Também é importante levar em consideração o custo benefício do software levando em consideração o que ele entrega pelo preço.

Suporte de qualidade

Hoje em dia está muito “na moda” o atendimento automatizado através de chatbots e ferramentas de inteligência artificial. Mas quem nunca passou por frustrações sendo atendido por estes tipos de suporte?

Ao escolher um software para utilizar em sua transportadoras, procure por um que tenha suporte técnico humano e especializado. Falar com uma pessoa real que demonstre empatia por seus problemas e necessidades é um grande diferencial.

Bom custo benefício

Como mencionamos anteriormente, um sistema de gestão de transportadoras precisa ter as ferramentas necessárias para a operação da empresa.

Isso é importante por que a partir disso é possível escolher o software que mais se encaixa para gerenciar o transporte e melhorar o fluxo de trabalho da empresa.

Sistema confiável

Ao escolher um sistema para transportadora leve em consideração alguns aspectos técnicos, como:

• A tecnologia do sistema é escalável, ou seja, tecnologia moderna que terá suporte e atualizações por muito tempo;
• O sistema tem uma equipe de testes para evitar o lançamento de versões com erros e problemas;
• O suporte técnico é de qualidade e o tempo de espera na fila de atendimento é pequeno;
• A empresa é bem estruturada a ponto de oferecer ajuda de analistas e profissionais do desenvolvimento para auxiliar nos problemas.

Sistema TMS: vantagens e desvantagens

Vantagens

Até aqui, já deve ter visto que um software TMS oferece diversas vantagens, mas para simplificar, as principais são:

• Redução de custos, pois é necessário menos recursos como pessoas e processos para gerir a operação;
• Maior controle operacional, afinal todas as informações importantes ficam reunidas em um lugar só;
• Melhora no gerenciamento financeiro da empresa, uma vez que todas as datas de recebimento e pagamento ficam bem mais fáceis de acompanhar;
• Agilidade na emissão de documentos fiscais;
• Visão clara das informações para tomada de decisão.

Desvantagens

Existem alguns pontos que precisam ser verificados na contratação de um sistema TMS. Na verdade, são mais parte do processo do que desvantagens, mas é importante ficar ciente delas:

• Investimento inicial no software;
• Curva de aprendizado na utilização do sistema TMS;
• Necessidade de alinhamento das operações para melhor utilização do sistema de gestão.

Como saber se sua empresa precisa de um TMS

Listamos alguns sinais de que sua empresa precisa de um TMS, confira abaixo:

Erros e demora na emissão de documentos fiscais

Você ou a sua equipe estão emitindo documentos e o motorista precisa ficar esperando para depois sair com a carga até o destino? Isso pode ser um sinal de que você precisa de um sistema de gestão de transporte que agilize a operação para você.

Juntamente com um sistema de gestão de documentos, você pode receber a NFe da carga antes mesmo do cliente enviá-la a você.

A planilha está ficando limitada

A maioria das empresas utiliza planilhas para controle operacional. Isto não está totalmente errado, pelo contrário, as planilhas são uma forma bem interessante de organização.

Entretanto, conforme a operação da empresa vai crescendo, pode haver a necessidade de um sistema específico para fazer a gestão de transportes.

Integrar os processos

Vários embarcadores trabalham com EDI, que é a troca eletrônica de arquivos. Emissores de CTes não costumam apresentar este tipo de integração, fazendo com que seja necessário investir em um sistema mais robusto para atender as demandas

Falta de previsibilidade

Se você tem dificuldade em saber quanto irá receber nos próximos dias e quanto terá disponível para tocar a operação, este é um grande motivo para adquirir um sistema TMS. Conseguir prever as movimentações de entrada e saída de dinheiro é uma grande vantagem.

Tendo previsão, você não apenas consegue administrar a empresa com maior segurança como também será capaz de alocar recursos financeiros como realizar investimentos ou até mesmo aumentar a capacidade das operações de transporte.

Quais tipos de TMS existem?

Conforme mencionamos ao longo do texto, existem vários tipos de sistema TMS, cada um adequado a realidade da empresa, os dois mais comuns são:

• TMS para transportadoras: é um sistema criado pensando nas operações de uma transportadora, então costuma possui recursos para gerenciamento de frotas, fretes e outros processos como ordem de coleta e emissão de documentação;
• TMS embarcador: por sua vez é voltado para o gerenciamento de transporte e processamento de dados de empresas donas das mercadorias, como empresas de e-commerce. Pode ter funcionalidades um pouco diferentes como controle de estoque e troca de informações com as transportadoras.

Quais as principais diferenças entre TMS, ERP WMS e YMS?

Como vimos, o TMS é um sistema de gerenciamento de transportes, ideal para empresas envolvidas na cadeia logística, mas ele pode estar alinhado ou se comunicar com outras ferramentas como:

WMS

Sistema de gestão de armazéns, o WMS (Warehouse Management System), possui diversas funcionalidades voltadas para essa operação como controle de estoque, gestão de inventário, mapas de localização de produtos, entre outros.

ERP

O ERP (Enterprise Resource Planning) é mais focado para empresas, comerciantes ou fabricantes de produtos. Ele pode conter ferramentas para planejamento, desenvolvimento e manufatura de produtos. Assim como, pode ter funções para o comércio de mercadorias, como vendas, marketing e finanças.

YMS

O YMS (Yard Management System) é um sistema de gestão de pátios, geralmente utilizado em empresas maiores que possuem grande circulação de veículos. As funções podem envolver controle de portaria, agendamento de carga e descarga, e outras funcionalidades da cadeia de suprimentos.

Outras dúvidas comuns

Qual é o preço de um sistema TMS?

Os preços de sistema TMS podem variar bastante de acordo com o tamanho da empresa, o número de customizações, a quantidade de funcionalidades e customizações com outros softwares.

O sistema Bsoft TMS, criado para empresas de pequeno a médio porte está disponível a partir de R$ 299,00 mensais.

Quais são os 5 tipos de softwares de logística mais utilizados?

Os 5 softwares mais utilizados na logística:

• TMS: Transportation Management System;
• WMS: Warehouse Management System;
• ERP: Enterprise Resource Planning (módulo logístico);
• Sistemas de Rastreamento e Telemetria;
• Sistemas de Gestão de Documentos e Compliance.

É interessante mencionar que esses sistemas não funcionam de forma isolada. Por exemplo, integrações entre o sistema TMS e o ERP são comuns para otimizar processos. Em empresas maiores, pode haver a necessidade de integrar o TMS a um ERP e a um WMS para o gerenciamento completo da cadeia de suprimentos.

Qual é o melhor sistema para gestão de fretes?

A resposta a esta pergunta é simples: o melhor sistema TMS é aquele que atende as necessidades de sua empresa oferecendo um bom custo benefício.

A Bsoft faz parte do grupo nstech, que apresenta diversas soluções logísticas integradas. Isso significa que ao utilizar o Bsoft TMS, você tem acesso a diversas ferramentas do ecossistema nstech, como ferramentas para rastreamento e monitoramento de cargas, gerenciamento de risco, IPF (Instituição de pagamento de Frete), monitoramento de entregas, gestão de documentos fiscais e muito mais.

Lembra das “desvantagens” que mencionamos antes? Elas estão ligadas basicamente ao processo de adaptação que a transportadora terá com a adoção do sistema de gestão de transporte.

Aqui na Bsoft, ao adquirir o sistema, você terá o apoio especializado de uma equipe de implantação, que irá realizar um treinamento e configurar o sistema de forma personalizada para a operação da sua empresa.

Além disso, se precisar, você pode tirar dúvidas com o suporte técnico humanizado, e com agilidade (nossos clientes são atendidos em menos de um minuto), que conta com equipe especializada para melhor lhe atender. Ficou interessado? Acesse nosso site ou preencha o formulário abaixo: