Os processos de logística e transporte enfrentam mudanças inovadoras. Esse movimento traz consigo inúmeras oportunidades para melhorar o desempenho das transportadoras através da tecnologia. Com a grande quantidade de informações e documentos nos transportes, é impossível gerenciar tudo de forma objetiva sem um software para transportadoras.
Mas como esse software para transportadora pode ajudar? Como ele funciona? Quais são as principais vantagens? Como escolher o melhor sistema? Todas essas dúvidas serão respondidas neste guia completo. Acompanhe!
O software para transportadoras é um sistema desenvolvido para atender as necessidades das empresas de transportes de cargas e facilitar a movimentação de mercadorias. São sistemas ideais para a realização de procedimentos administrativos, financeiros e operacionais com recursos completos para aprimorar a gestão do seu negócio.
A principal vantagem desse tipo de sistema é a diminuição de erros humanos nas operações e a facilidade na execução de tarefas. Isso ocorre principalmente na emissão de documentos fiscais, onde os erros são mais difíceis de serem corrigidos.
Outro ponto importante é que um mesmo lançamento no sistema pode ser usado para vários fins. Por exemplo, controlar a parte operacional, financeira e gerencial do negócio, deixando a gestão muito mais centralizada.
Tudo isso traz mais agilidade e qualidade nos serviços. Por consequência, gera uma redução de custos significativa, uma vez que os processos são otimizados, refletindo na satisfação dos clientes.
Além disso, através de um software para transportadoras, é possível obter relatórios de todas as operações da empresa. Com isso, é possível prever alguns eventos do setor de transporte, como sazonalidade, possibilitando realizar ajustes para melhorar a logística da empresa.
Os sistemas de gestão para transportadoras permitem um acesso remoto que pode ser realizado a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. O sistema é integrado e a gestão, controle de movimentação de cargas e as demais atividades, acontecendo em um painel específico. A solução também conta com backup e armazenamento adequado.
Por ser um software para transportadoras as ações são definidas para o setor de logística. Sendo assim, ele executa ações de forma automatizada e inteligente com relatórios de todo o histórico das operações e movimentações da empresa.
O monitoramento através da tecnologia, leva à redução de erros e a um controle maior das tarefas, o que traz agilidade às negociações. Aliás, é importante mencionar que o sistema para transportadoras contém módulos, cada um para uma etapa específica, tais como:
Com todos esses recursos, o software para transportadoras abrange os setores operacional, comercial, financeiro e de expedição. Em alguns casos, também é possível fazer a integração com outros sistemas, como os utilizados pelos embarcadores.
Com a integração, o CT-e é encaminhado de forma automática para o embarcador garantindo o monitoramento do transporte.
Além disso, o cálculo da operação é feito de forma automática com a tabela de frete, o que facilita a inclusão das variáveis como volume, peso e valor.
Como saber qual o melhor software para a sua transportadora? Quais são as funções mais relevantes para o setor de logística? Há várias possibilidades. A seguir, confira as principais!
Os veículos são fundamentais para as transportadoras, porque são as ferramentas utilizadas para a atividade principal, que é a movimentação de mercadorias. Nesse contexto, gerenciar a frota é uma tarefa que depende de rigor e exatidão para evitar imprevistos e problemas.
Ao contar com um software de gestão de frota, é mais fácil identificar os caminhões parados e aqueles que precisam de reparos. É possível também ver os veículos que estão na fila de manutenção preventiva e até os que estão em deslocamento. Da mesma forma, o monitoramento permite antecipar a demanda por renovação de documentação, assim como a obrigação com pagamento de seguros e impostos, que são exigidos pela lei.
A NF-e e, principalmente, o CT-e são documentos importantes para assegurar a legalidade do processo de movimentação de mercadorias. O segundo item, aliás, é um dos mais importantes, porque sua função é cumprir as obrigações tributárias nos destinos intermunicipais e interestaduais. Sem isso, o motorista está sujeito às fiscalizações e à aplicação de multas e apreensões.
O software para transportadoras, além de realizar a emissão desses documentos, fornece informações sobre as movimentações financeiras de pagamentos a motoristas, controle de valores de pedágios, custos de viagens, valores de reparos, etc.
A ferramenta automatizada otimiza a realização de tarefas repetitivas e rotineiras, tornando as operações mais ágeis e eficientes. Alguns exemplos são a emissão de documentos fiscais, geração da fatura, averbação do seguro, etc. Ao automatizar essas atividades, a equipe se dedica a ações voltadas para a atividade principal da empresa.
Os departamentos operacional, comercial, fiscal e financeiro compartilham dados e fazem consultas para saber o estágio de cada atividade e como ela impacta o negócio. A melhoria na comunicação gera conexão entre fornecedor, transportadora e cliente, que trocam dados de forma eletrônica para o controle de cada etapa.
É importante perceber que o trajeto definido nem sempre é o mais curto, já que vias secundárias podem ter um tráfego mais fluido, especialmente, em cidades maiores e horários de pico. Por sua vez, é indispensável procurar o menor custo para todo o processo. Com a automatização das atividades é possível buscar rotas mais curtas e econômicas para evitar o consumo excessivo de combustível.
Com o rastreamento de frota, o gestor acompanha o itinerário da entrega e a estimativa de chegada. Para os clientes, essas informações representam aumento da confiança. Para a empresa, é um recurso excelente para evitar contratempos.
Os sistemas de gestão para transportadoras permitem gerenciar a movimentação de mercadorias e até empresas terceirizadas que participem de uma ou mais etapas do processo. Esse recurso facilita o acompanhamento da operação e aperfeiçoa a prestação do serviço. Do mesmo modo, impacta a relação com os clientes, porque há um controle maior, o que aumenta a satisfação.
A solução ainda possibilita utilizar indicadores de desempenho. Por meio deles, fica mais fácil identificar os pontos positivos e negativos, etapas que requerem correções etc. Também há mais controle comercial e melhoria da gestão financeira, devido, principalmente, ao acompanhamento dos dados.
Todas essas funções evidenciam que várias atividades são passíveis de automação em uma transportadora. Com isso, fica claro que ter acesso a essa solução é bastante relevante. No entanto, existem outros motivos que justificam a adoção desse sistema, como veremos em seguida.
Com o software para transportadoras muitos problemas são solucionados, pois com a logística organizada, as atividades são realizadas em curto espaço de tempo e a programação de entrega acontece conforme o previsto, com a possibilidade de rastreio dos produtos e dos veículos em um monitoramento remoto por todo o translado.
O sistema atende ainda as exigências fiscais que precisam ser cumpridas, facilitando todos os processos burocráticos fundamentais para que as negociações de transporte aconteçam. Assim, a plataforma para a gestão de transportes também é importante para:
Dentre os recursos que este software oferece, está o painel de configurações do tipo de operação do negócio, impedindo cobranças indevidas de alíquotas e erros no recolhimento de tributos. Então, em caso de atualizações no sistema da Receita Federal, a solução é sincronizada de forma automática para garantir a emissão precisa dos documentos sem a incidência de falhas.
A cadeia logística é composta por diferentes etapas. Os softwares para transportadoras contribuem para otimizar as operações de deslocamento, além de auxiliar na elaboração de um planejamento estratégico mais efetivo.
Apesar de estarmos falando de forma ampla, existem diferentes tipos de sistemas passíveis de utilização. Cada um é responsável por uma parte específica, por isso, vale a pena conhecê-los para saber qual é melhor e quais são as propostas dessas ferramentas. Continue sua leitura e saiba mais sobre esses softwares.
Os TMS são sistemas específicos para gerenciar o deslocamento de cargas. Algumas de suas principais funções são planejar e otimizar as rotas, e permitir a realização de auditorias de frete e pagamento. Na prática, esse sistema funciona como um centro de logística dentro de uma rede que integra transportadores, carregadores e clientes.
Os principais objetivos do sistema TMS são:
Esse sistema pode ser voltado para transportadoras, embarcadores e operadores logísticos. No primeiro caso, o trabalho específico contempla:
Essa solução é direcionada ao monitoramento das operações dos armazéns. Sua principal função é centralizar as atividades, como níveis de inventário e facilitar o acesso aos dados. É importante mencionar que esse sistema pode concentrar as funções em uma ferramenta específica ou ser um módulo de ERP (sistema de gestão empresarial).
As principais funções do WMS são:
Os principais benefícios dessa ferramenta são a otimização do fluxo de materiais e de informações, a melhoria do serviço, a redução de custos e o fornecimento de dados para tomar decisões mais acertadas.
Sua principal contribuição é melhorar a produtividade e a confiança para aprimorar o serviço. Por meio dessa solução, é possível visualizar entregas e embarques, buscar informações em documentos fiscais por meio do código de barras, e fazer a confirmação de chegada da mercadoria ao destino com a ajuda de foto, áudio ou check-in pelo GPS.
Esses dados podem ser enviados pelos motoristas aos gestores da transportadora, quando necessário. O condutor ainda é passível de notificação durante a viagem, o que melhora a operação e facilita as tomadas de decisão.
Os roteirizadores contribuem para o planejamento do transporte e distribuição da carga. Isso significa que esse sistema realiza cálculos de quilometragem capazes de facilitar o pagamento de fretes, definir rotas melhores e organizar de forma estratégica os percursos com base na distância, nas tarifas e pedágios, entre outras atividades.
Alguns dos recursos desse sistema são a programação dos veículos, a definição das rotas e a delimitação do tamanho da frota.
A rotina de administração de frotas é o foco dessa solução, que controla perícias técnicas, escalas de motoristas, manutenções, consumo de combustível e outras variáveis. Esse software traz qualidade e agilidade ao fluxo de informações, e garante dados atualizados que subsidiam as tomadas de decisão.
Dentre as opções mais completas e que fazem todo o controle para as transportadoras a partir de diferentes módulos, estão:
Esses softwares também contribuem para a centralização e integração dos dados, que proporcionam uma visão mais ampliada do panorama atualizado da transportadora. Dessa forma, as operações de transporte e armazenamento são otimizadas e o planejamento estratégico é colocado em prática.
A automação proporcionada pelos softwares de gestão para transportadoras é um dos principais benefícios dessa solução. No entanto, existem outras vantagens a serem consideradas. Entre elas, estão a melhor utilização de documentos e informações, e a simplificação das rotinas.
Outros aspectos positivos a serem considerados são os que apresentamos abaixo.
O sistema de gestão é desenvolvido com o objetivo de atender as demandas da sua transportadora. Isso permite uma melhor organização das estruturas de trabalho, aprimoramento das estratégias de logísticas e um controle mais eficiente sobre todos os processos e operações realizadas para um transporte de alto nível.
Além de promover um melhor controle da frota e o monitoramento de todo o translado, o sistema de gestão para transportadoras agiliza o recebimento de fretes uma vez que os processos são otimizados e a centralização das atividades permite ações prontificadas e soluções de problemas em tempo real.
Os softwares para transportadoras são facilmente integrados aos sistemas da sua empresa melhorando a comunicação entre todos os envolvidos na logística do negócio e na execução dos processos de transporte. É uma forma de ampliar o negócio com a análise completa de dados e uma visão mais abrangente das atividades.
As rotinas manuais tendem a causar erros e retrabalhos. Com o software, os processos são facilitados e a equipe pode focar nas tarefas estratégicas. Do mesmo modo, facilita as rotinas fiscais.
A diminuição dos gastos é verificada em várias operações. Uma delas é a indicação de rotas, que ajuda a definir o melhor trajeto com o menor tempo de entrega. Pois, em caso de imprevistos, basta reprogramar. Outra questão que gera benefícios é a emissão adequada de documentos fiscais, que evita custos desnecessários com pagamento de multas.
Uma das maiores vantagens do software para transportadoras é ter dados centralizados e informações atualizadas para a tomada de decisões mais inteligentes. Com um sistema automatizado há controle maior de custos, despesas, manutenção, consumo da frota, emissão de arquivos, acompanhamento de estoque, e muito mais. Em suma, há a melhora dos aspectos logístico, fiscal, financeiro e administrativo, que resulta em um melhor desempenho, atendimento de qualidade e maior excelência na execução dos transportes.
Agora que você já conhece a melhor forma de gerir e organizar a sua transportadora, responda a pergunta: você sabe se sua empresa precisa deste sistema?
Para compreender a necessidade de um software para transportadoras avalie alguns aspectos em sua empresa. Os principais fatores são:
Se a sua transportadora apresenta algum desses problemas, está na hora de escolher um software adequado para melhorar os seus rendimentos. Mas como fazer isso? É necessário observar alguns pontos como o suporte especializado, as funções oferecidas pelo sistema e o potencial escalável.
Tenha em mente que a implementação deve ser simples e adaptável ao negócio, sem exigir uma mudança enorme dos processos. Vale a pena considerar ainda a opinião de outros clientes e usuários. Afinal, se várias pessoas elogiam, a tendência é que a solução também seja interessante para o seu negócio. Por fim, lembre-se de:
O software de gestão para transportadoras também garante a emissão dos documentos fiscais e evita sanções e multas. Sem contar, que eleva o nível da organização, com um gerenciamento adequado dos fluxos produtivos e aprimora os atendimentos das demandas no mercado.
A Bsoft é uma desenvolvedora de softwares para transportadoras renomadas no mercado tecnológico. A empresa contribui com recursos inovadores e que são utilizados de forma estratégica para o planejamento, execução e otimização do deslocamento de cargas.
Como resultado, oferece capacidade de gerenciar as operações diárias da empresa, respeitando as leis e garantindo às transportadoras maior autonomia na logística.
O software para transportadoras é uma solução com excelente custo-benefício, diferentes opções que podem ser utilizadas nos processos da empresa de transportes. O importante é optar por um sistema completo capaz de atender ao trabalho da empresa e aprimorar os processos internos de forma lucrativa.
Pronto para investir no futuro do seu negócio? Então, entre em contato com a Bsoft e seja atendido por consultores especializados em tecnologia de ponta. Saiba como os nossos sistemas vão alavancar os resultados da sua transportadora!