(Last Updated On: 24 de janeiro de 2019)

Trabalhar com processos logísticos a partir de operações manuais é uma ação inviável em médio e longo prazo. No começo, pode até dar certo, mas é impossível gerenciar dados e transações com precisão e objetividade. É aí que se percebe a relevância do software para transportadoras.

Essa solução é criada especificamente para esse tipo de negócio, e isso se reflete em eficiência, melhoria dos custos e competitividade. Ao mesmo tempo, o sistema adequado garante uma gestão mais estratégica, já que as atividades manuais são automatizadas e você tem mais tempo para cuidar de outros aspectos.

Nesse momento, você pode estar com várias dúvidas, por exemplo: como o software de gestão pode ajudar? Como ele funciona? Quais são os benefícios conquistados? Como escolher o melhor sistema? Todos esses questionamentos serão respondidos neste guia completo. Então, que tal saber mais? Acompanhe!

O que é um software para transportadoras?

Os chamados softwares para transportadoras são programas criados para atender às necessidades internas das empresas de movimentação de cargas. Os procedimentos executados são administrativos, financeiros e operacionais. Por isso, há uma grande gama de módulos que podem ser utilizados para aprimorar a gestão do negócio.

A principal vantagem desse tipo de sistema é o aumento da competitividade das transportadoras e da qualidade dos serviços prestados. Ao mesmo tempo, é possível alcançar redução de custos e melhoria da eficiência, aspectos que impactam diretamente a satisfação dos clientes.

Assim, essa tecnologia agrega valor ao negócio. Devido aos diferentes módulos oferecidos, você também tem acesso a informações relevantes, que contribuem para o planejamento da sua empresa e gerenciamento dos riscos inerentes ao trabalho. Essa característica proporciona uma gestão mais previsível, com identificação de períodos de sazonalidade (alta ou queda nas solicitações) e ajustes que precisam ser realizados.

De modo geral, os sistemas para transportadoras contribuem para a administração da cadeia de suprimentos, que envolve planejamento, execução e otimização do deslocamento de cargas. O resultado é a capacidade de gerenciar as operações diárias com mais eficiência e eficácia, com o cumprimento de padrões exigidos pela legislação e também pelo cliente.

Esses softwares também contribuem para a centralização e integração dos dados, que proporcionam uma visão mais ampla do contexto da transportadora. Dessa forma, as operações de transporte e armazenamento são otimizadas e o planejamento estratégico é colocado em prática.

Como funciona um software para transportadoras?

Os sistemas oferecidos trabalham de forma online. Por isso, o acesso pode ser realizado a partir de qualquer dispositivo com internet. Mais do que isso, a gestão dos processos de movimentação de cargas é transferida para esse ambiente específico, que substitui planilhas e papéis nos quais constam diferentes tipos de anotações.

Essa característica facilita o monitoramento dos processos e leva à redução de erros. Você tem um controle maior sobre as etapas executadas, o que traz agilidade às negociações. É importante mencionar ainda que o sistema contém diferentes módulos — e cada um deles é responsável por uma etapa específica, por exemplo:

• emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• Manifesto Eletrônico de Documentos (MDF-e);
• Recibo de Pagamento Autônomo (RPA);
• controle de faturamento;
• auditoria e controle de frete;
• controle de manutenções;
• monitoramento de pneus;
• controle sobre lucros dos fretes e sobre adiantamentos;
• acerto com motoristas;
• controle sobre gastos e devoluções e mais.

Com todos esses recursos, o software de gestão para transportadoras abrange os setores operacional, comercial, financeiro e expedição. Em alguns casos, também é possível fazer a integração com o sistema de gestão empresarial (ERP) utilizado, que garante um controle ainda maior nos âmbitos financeiro e fiscal.

Nesse caso da integração, por exemplo, a emissão de CT-e é encaminhada de forma automática para o embarcador, o que garante um monitoramento maior dos processos realizados. Os custos de cada operação também ficam mais evidentes, assim como o cálculo da tabela de frete se torna facilitado e preciso, especialmente devido à inclusão das variáveis volume, peso e valor.

O resultado é a melhoria dos processos logísticos e de transporte. Além disso, há aumento da eficiência, redução de custos, e alcance de visibilidade da cadeia de fornecimento, com dados obtidos em tempo real. Esses aspectos impactam de forma direta o atendimento ao usuário, que se sente mais satisfeito por ter um controle mais próximo de como está o deslocamento da carga.

Quais são as funções de um software para transportadoras?

Um sistema para transportadoras precisa contar com diferentes funcionalidades para que seja eficiente e atenda às demandas do negócio. Mais do que automatizar funções e oferecer dados precisos, é fundamental que esse software conte com opções estratégicas, que atuem em aspectos essenciais da empresa.

Devido à importância das funcionalidades, elas são um critério importante na hora de escolher o melhor software. Porém, quais são realmente relevantes para o dia a dia? Há várias possibilidades. A seguir, listaremos as principais. Veja!

Gestão de frota

Os veículos são fundamentais para as transportadoras, porque são as ferramentas utilizadas para a atividade principal, que é a movimentação de mercadorias. Nesse contexto, gerenciar a frota é uma tarefa que depende de rigor e exatidão para evitar imprevistos e problemas.

Ao contar com um software específico, é mais fácil identificar quais caminhões estão parados, aqueles que precisam de reparos, os veículos que estão na fila de manutenção preventiva e até os que estão em deslocamento. Da mesma forma, a gestão permite antecipar a demanda por renovação de algum dos itens de transporte, assim como a obrigatoriedade de pagamento de seguros e impostos, que são exigidos pela lei.

Por ser uma atuação estratégica e adiantada, a gestão de frota contribui para aumentar a vida útil dos caminhões e reduzir custos. Esses benefícios são conquistados por diferentes fatores, como a realização de manutenções periódicas e preventivas, capacidade de evitar reparos emergenciais e ampliação da segurança durante as viagens.

Emissão de documentos fiscais

A NF-e e, principalmente, o CT-e são documentos imprescindíveis para assegurar a legitimidade do processo de movimentação de mercadorias. O segundo item, aliás, é um dos mais importantes, porque sua função é cumprir as obrigações tributárias nos destinos intermunicipais e interestaduais. Sem isso, o motorista está sujeito às fiscalizações e à aplicação de multas e apreensões.

Automação de processos

A automação é uma funcionalidade importante para os softwares para transportadoras. O objetivo é simplificar as atividades logísticas e suas diferentes etapas para garantir um fluxo de trabalho mais fluido. As principais fases a serem cumpridas são:

• coleta da carga no fornecedor;
• armazenamento temporário para pesagem e posterior emissão do CT-e;
• delineamento do melhor trajeto a ser seguido;
• entrega dos produtos no destinatário.

Dentro de cada um desses estágios, existem diferentes tarefas repetitivas e rotineiras. Alguns exemplos são a emissão de documentos fiscais, definição do roteiro, agendamento de horários etc. Ao automatizar essas atividades, a equipe se dedica a ações mais estratégicas, como a revisão de manuais de trabalho, a padronização do fluxo e o desenvolvimento de projetos.

Integração da supply chain

A cadeia de suprimentos é totalmente gerenciada pelo sistema da transportadora, com ampla capacidade de integração e maior visibilidade dos processos. Esse monitoramento maior também evita a ocorrência de erros, em especial, aqueles relacionados à falta de comunicação entre os setores.

Os departamentos operacional, comercial, fiscal e financeiro compartilham dados e fazem consultas sempre que necessário para saber em que estágio está cada atividade e de que forma ela impacta o negócio. Mais além, também há uma conexão maior entre fornecedor, transportadora e cliente, que trocam dados de forma eletrônica para monitorar cada etapa.

Roteirização do itinerário

O ideal nesse processo é equilibrar tempo e custos. A agilidade é necessária para que as entregas sejam realizadas no menor espaço de tempo possível, sem que haja qualquer impacto na qualidade de vida do motorista.

É importante perceber que o trajeto definido nem sempre é o mais curto, já que vias secundárias podem ter um tráfego mais fluido, especialmente, em cidades maiores e horários de pico. Por sua vez, é indispensável procurar o menor custo para todo o processo. Sempre que possível, por exemplo, o ideal é buscar rotas mais curtas e econômicas para evitar o consumo excessivo de combustível.

Rastreamento da frota

O software para transportadoras permite acompanhar as cargas e monitorar a localização dos veículos da frota. Essa é uma função relevante, já que há grandes possibilidades de imprevisto e até de roubos de cargas nas estradas brasileiras.

Com o rastreamento de frota, é possível saber como está a entrega e qual é a estimativa de chegada. Para os clientes, essas informações representam aumento da confiabilidade. Para a empresa, é um recurso excelente para evitar contratempos.

Gestão das mercadorias armazenadas

Os produtos coletados, muitas vezes, precisam ser armazenados. Para impedir perdas e desorganização, o software registra toda a movimentação, da entrada à saída. Esse processo facilita a localização dos itens no depósito e assegura um bom fluxo de mercadorias.

Cada etapa pode ser cadastrada no sistema, com possibilidade de ser automatizada por meio de etiquetas e leitores de códigos de barras. Isso impede o extravio e, ao mesmo tempo, proporciona uma boa inspeção das embalagens e acomodação das cargas de forma estável. Assim, são evitados deslizamentos e danos.

Melhoria no relacionamento com os clientes

Os sistemas de gestão para transportadoras permitem gerenciar a movimentação de mercadorias e até empresas terceirizadas que participem de uma ou mais etapas do processo. Esse recurso facilita o acompanhamento da operação e aperfeiçoa a prestação do serviço. Do mesmo modo, impacta o relacionamento com os clientes, porque há um controle maior, o que aumenta a satisfação.

A solução ainda possibilita utilizar indicadores de desempenho. Por meio deles, fica mais fácil identificar os pontos positivos e negativos, etapas que requerem correções etc. Também há mais controle comercial e melhoria da gestão financeira, devido, principalmente, ao acompanhamento dos dados.

Todas essas funções evidenciam que várias atividades são passíveis de automação em uma transportadora. Com isso, fica claro que ter acesso a essa solução é bastante relevante. No entanto, existem outros motivos que justificam a adoção desse sistema, como veremos em seguida.

Qual a importância de um software para transportadoras?

Diante de várias obrigações e obstáculos a serem superados pelas transportadoras, contar com um sistema que otimiza processos, garante a regularidade do negócio e facilita o dia a dia é fundamental. Essas são preocupações que precisam ser consideradas para aumentar a competitividade e satisfazer os clientes.

Ao mesmo tempo, existem exigências fiscais que precisam ser cumpridas. Esse é um grande desafio, porque há muitos processos a serem gerenciados, além de rotinas técnicas e burocráticas — por exemplo, gestão contábil e fiscal.

O software de gestão para transportadoras atua em todos esses aspectos. De um lado, garante a emissão dos documentos fiscais, que evitam sanções e multas. De outro, asseguram um bom nível organizacional, com um gerenciamento adequado dos fluxos produtivos e atendimento às demandas do mercado.

Em qualquer dos casos, você consegue alocar recursos e empregar sua equipe em atividades estratégicas. Como resultado, há uma tendência maior a alcançar os resultados desejados e cumprir as obrigatoriedades trabalhistas, fiscais e financeiras.

Da mesma forma, há possibilidade de realizar configurações conforme o tipo de operação do negócio, a fim de evitar cobrança indevida de alíquotas e erros no recolhimento de tributos. Em caso de mudanças no sistema da Receita Federal, a solução é automaticamente atualizada para garantir a emissão precisa dos documentos.

Outros aspectos relevantes desse sistema de gestão são:

• centralização das informações, já que os dados integram uma base única;
• automação dos processos, o que elimina a necessidade de trabalhos manuais;
• geração de relatórios para acompanhar os fluxos de trabalho e indicadores de desempenho, a fim de subsidiar as tomadas de decisão;
• monitoramento de transportes, com o objetivo de monitorar as entregas em tempo real, prever ocorrências e atualizar os status dos pedidos.

Quais são os tipos de softwares para transportadoras?

A cadeia logística é composta por diferentes etapas. Os softwares para transportadoras contribuem para otimizar as operações de deslocamento e armazenamento, além de auxiliarem na elaboração do planejamento estratégico.

Apesar de estarmos falando de maneira geral, existem diferentes tipos de sistema passíveis de utilização. Cada um deles tem uma responsabilidade específica — por isso, vale a pena conhecê-los para saber qual é melhor e quais são as propostas de cada alternativa. É o que faremos em seguida. Acompanhe!

Sistema de gestão de transportes (TMS)

Os TMS são sistemas específicos para gerenciar o deslocamento de cargas. Algumas de suas principais funções são planejar e otimizar as rotas, e permitir a realização de auditorias de frete e pagamento. Na prática, esse sistema funciona como um centro de logística dentro de uma rede que integra transportadores, carregadores e clientes.

Os principais objetivos do sistema TMS são:

• reduzir custos;
• melhorar o controle de transportadoras;
• aprimorar a prestação de contas;
• aperfeiçoar a visibilidade da cadeira de transporte;
• fornecer os requisitos necessários à execução da cadeia de suprimentos;
• subsidiar as tomadas de decisão com a ajuda de indicadores de desempenho.

Basicamente, o TMS oferece um controle formal das negociações, com gestão da expedição de cargas e planejamento dos fretes. As consequências são a performance elevada das atividades operacionais e administrativas, assim como a melhoria do controle das tarefas.

Esse sistema pode ser voltado para transportadoras, embarcadores e operadores logísticos. No primeiro caso, o trabalho específico contempla:

• manutenção da frota;
• aplicação de preços competitivos para gerar lucros;
• geração dos documentos fiscais;
• delimitação dos riscos de cada operação;
• alocação das cargas e definição do melhor trajeto;
• controle de ocorrências e inconformidades;
• prestação de informações aos clientes;
• cobrança de usuários pelos serviços executados;
• coleta e análise de indicadores de performance.

Sistema de gestão de armazéns (WMS)

Essa solução é direcionada ao monitoramento das operações dos armazéns. Sua principal função é centralizar as atividades, como níveis de inventário, e facilitar o acesso aos dados. É importante mencionar que esse sistema pode concentrar as funcionalidades em uma ferramenta específica ou ser um módulo de um ERP (sistema de gestão empresarial).

As principais funções do WMS são:

• entrada e programação de pedidos;
• planejamento e alocação de recursos;
• recebimento e inspeção de cargas;
• estocagem;
• separação de pedidos;
• carregamento;
• embalagem;
• definição de endereçamento dos produtos;
• emissão de documentos;
• inventário;
• expedição;
• delimitação e acompanhamento das rotas de coleta.

Os principais benefícios dessa ferramenta são: otimização do fluxo de materiais e de informações, melhoria do serviço, redução de custos e fornecimento de dados para tomar decisões mais acertadas.

Sistema de monitoramento de entregas

Sua principal contribuição é melhorar a produtividade e a confiabilidade para aprimorar o serviço. Por meio dessa solução, é possível visualizar entregas e embarques, buscar informações em documentos fiscais por meio do código de barras, e fazer a confirmação de chegada da mercadoria ao destino com a ajuda de foto, áudio ou check-in pelo GPS.

Esses dados podem ser enviados pelos motoristas aos gestores da transportadora, quando necessário. O condutor ainda é passível de notificação durante a viagem, o que melhora a operação e facilita as tomadas de decisão.

Sistema de roteirização

Os roteirizadores contribuem para o planejamento do transporte e distribuição da carga. Ao mesmo tempo, realizam cálculos de quilometragem, que facilitam o pagamento de fretes e outras atividades. Outros recursos desse sistema são: programação dos veículos, definição das rotas e delimitação do tamanho da frota.

Sistema de gestão de frotas

A rotina de administração de frotas é o foco dessa solução, que controla perícias técnicas, escalas de motoristas, manutenções, consumo de combustível e outras variáveis. Esse software traz qualidade e agilidade ao fluxo de informações, e garante dados atualizados que subsidiem as tomadas de decisão.

Como é possível perceber, os diferentes sistemas têm direcionamentos específicos. O TMS e o WMS são mais amplos e abrangem, inclusive, funcionalidades atendidas por soluções menores. Por isso, vale a pena apostar nesses softwares, desde que ofereçam escalabilidade ao negócio.

Existem opções bastante completas, que fazem todo o controle de transportadoras a partir de diferentes módulos, entre eles:

• fiscal;
• TMS;
• WMS;
• financeiro;
• integrações/Electronic Data Interchange (EDI);
• cadastros.

Quais são os benefícios do software para transportadoras?

A automação proporcionada pelos softwares de gestão para transportadoras é um dos principais benefícios dessa solução. No entanto, existem outras vantagens a serem consideradas. Entre elas, estão a melhor utilização de documentos e informações, e a simplificação das rotinas.

Outros aspectos positivos a serem considerados são os que apresentamos abaixo.

Melhoria na alocação de tempo e recursos

As rotinas manuais tendem a causar erros e retrabalhos. Com o software, os processos são facilitados e a equipe pode focar as tarefas estratégicas. Do mesmo modo, há a desburocratização das rotinas fiscais.

Redução de custos

A diminuição dos gastos é verificada em várias funções. Uma delas é a indicação de rotas, que ajuda a definir o melhor trajeto, com o menor tempo de entrega e organização dos locais a serem seguidos. Em caso de imprevistos, basta reprogramar. Outra questão que traz esse benefício é a emissão de documentos fiscais, que evita custos desnecessários e oferece uma operação mais econômica, ágil e produtiva.

Aprimoramento da gestão

Uma das maiores vantagens do software para transportadoras é a centralização e atualização dos dados, que fornece subsídios para a tomada de decisão. Isso leva a um controle maior de custos, despesas, manutenção, consumo da frota, emissão de arquivos, acompanhamento de estoque, e mais. Em suma, há o aperfeiçoamento dos aspectos logístico, fiscal, financeiro e administrativo, que resulta em melhores resultados.

Como escolher o software ideal para transportadoras?

Existem alguns aspectos que evidenciam a necessidade de ter um software na sua transportadora. Os principais são:

• descontrole financeiro e falta de visão;
• ausência de dados e relatórios confiáveis;
• ocorrência de retrabalho e queda na produtividade;
• desalinhamento e falhas de comunicação entre os setores do negócio;
• redução do aproveitamento da frota;
• dificuldade de fornecer informações aos clientes;
• existência de erros na emissão de documentos, como CT-e e NF-e.

Se a sua transportadora tiver algum desses sinais, está na hora de escolher um software adequado. Porém, como fazer isso? É necessário observar alguns critérios, como suporte do fornecedor, funcionalidades oferecidas e potencial de escalabilidade.

Tenha em mente que a implementação deve ser simples e adaptável ao negócio, sem exigir uma mudança enorme dos processos. Vale a pena considerar ainda a opinião de outros clientes e usuários — afinal, se várias pessoas elogiam, a tendência é que a solução também seja interessante para o seu negócio. Por fim, lembre-se de:

• evitar sistemas genéricos;
• garantir que as demandas da sua transportadora são 100% atendidas;
• compreender o momento atual da sua empresa;
• considerar o longo prazo, para ter certeza de que próximas necessidades são cumpridas no futuro.

Assim, o software para transportadoras é uma solução capaz de trazer vários benefícios. Existem diferentes opções que podem ser escolhidas. O importante é selecionar um sistema completo, que assegure o cumprimento das demandas e aprimore os processos internos.

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